4 Suggerimenti efficaci per la comunicazione scritta per migliorare le tue capacità aziendali

Sono necessarie forti capacità di comunicazione scritta per avere successo nella tua linea di lavoro. Quindi la domanda è: come rendere efficace la comunicazione scritta? Devi essere preciso e il tuo messaggio dovrebbe essere conciso.

Ecco 4 consigli efficaci per la comunicazione scritta per aiutarti a trasmettere con successo il tuo messaggio, che si tratti di un promemoria, di un’e-mail o di una lettera commerciale.

Suggerimento 1: scegli correttamente la stazionaria.

Per essere presi sul serio, la comunicazione scritta negli affari è meglio veicolata usando la tua cancelleria aziendale. Ciò significa che la tua lettera commerciale deve essere stampata/scritta su carta intestata dell’azienda. Lo stesso vale per i promemoria e altre forme di comunicazione.

Quando utilizzi l’e-mail, aggiungi il logo della tua azienda al messaggio. Usa la tua discrezione per includere nel tuo messaggio altre informazioni aziendali come indirizzo dell’ufficio, numeri di contatto, indirizzo e-mail, ecc.

Suggerimento 2: usa un linguaggio semplice.

Evita le parole complesse. Usa parole semplici e frasi brevi per rendere la tua comunicazione breve e diretta.

Usa il gergo tecnico solo quando necessario, ad esempio quando parli di un errore di sistema e chiedi supporto tecnico al destinatario dell’e-mail.

Le lettere maiuscole sul tuo messaggio comunicano che stai gridando al destinatario. Quindi, evita BLOC MAIUSC.

Suggerimento 3 – Messaggio ben strutturato.

Un messaggio ben strutturato ha un’introduzione, un corpo e poi una conclusione, preferibilmente un paragrafo ciascuno.

Parli dello scopo della comunicazione nella sezione introduttiva.

Fornisci i dettagli nella sezione del corpo, motivo per cui potrebbe essere più lungo di un paragrafo. Ma cerca di limitare l’intera comunicazione a una singola pagina.

E concludi con un riepilogo e un invito all’azione nella conclusione. Un invito all’azione significa che stai chiedendo al destinatario di chiamarti o inviarti una risposta via email alla tua comunicazione.

Suggerimento 4 – Correggere le bozze.

Le tue capacità di comunicazione scritta possono migliorare in modo significativo se ti ricordi di rileggere le bozze prima di inviare la tua comunicazione. Leggere attentamente e utilizzare lo strumento di controllo ortografico nell’e-mail o nell’elaboratore di testi per correggere eventuali errori.

Errori di ortografia e/o grammatica fanno una brutta impressione sulla tua immagine professionale, soprattutto quando si tratta di comunicazione scritta negli affari. Se sei così negligente da commettere errori in questioni così semplici, come può qualcuno fidarsi di te per essere attento negli altri aspetti del tuo lavoro?

Con questi suggerimenti, puoi imparare a rendere efficace la comunicazione scritta.

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