6 fattori importanti da considerare quando si ottiene un sistema di gestione della proprietà per il proprio hotel

Se pensi a un hotel come a un macchinario ben oliato, con i suoi milioni di piccole parti che funzionano insieme per offrire un’esperienza senza interruzioni, un buon sistema di gestione della proprietà (PMS) è il cuore che fa battere perfettamente la macchina. Dal semplice check-in e check-out all’offerta di esperienze sublimi basate sulle preferenze degli ospiti, un buon PMS è parte integrante del funzionamento di hotel di tutte le forme e dimensioni.

Detto questo, le esigenze tecnologiche di un hotel più piccolo sono molto diverse da quelle di strutture più grandi. Un PMS intuitivo che comprende i loro requisiti specifici vale il suo peso in oro. Ma è anche un investimento significativo e per garantire che i soldi siano ben spesi, gli albergatori devono scegliere un sistema che funzioni bene per la loro struttura.

La maggior parte degli albergatori considera la sicurezza una priorità assoluta, e questa è davvero una preoccupazione valida. Qualsiasi PMS selezionato deve essere conforme a PCI. Senza di essa, il sistema è aperto alle minacce e vulnerabile agli attacchi. I dati bancari dei tuoi clienti, i dettagli della loro carta di credito e altre informazioni personali devono essere protetti a tutti i costi.

Tuttavia, le specifiche non si esauriscono con le misure di sicurezza. Ci sono alcune altre cose da considerare prima di finalizzare un PMS per la tua proprietà.

  1. Dovrebbe essere facile da usare

Il miglior tipo di tecnologia è quella assolutamente facile da usare. Più tempo ci vorrà per avvolgere la testa attorno al sistema, più rapidamente ti stuferai. Inoltre, gli hotel sono famosi per i loro alti tassi di rotazione ed è probabile che il software venga utilizzato sia da giovani dirigenti che da esperti. Il sistema dovrebbe essere tale da richiedere una formazione minima affinché le persone si sentano a proprio agio con esso.

  1. Dovrebbe essere compatibile con i dispositivi mobili

Sono finiti i giorni in cui la tecnologia era limitata ai personal computer collegati a una scrivania. Questo è il 21° secolo e, a meno che la tua soluzione tecnologica non possa letteralmente camminare con te, è inutile a tutti gli effetti.

Qualsiasi PMS che consideri dovrebbe essere in grado di connettersi e inviare informazioni ai dispositivi mobili. Dovrebbe essere in grado di comunicare con te indipendentemente da dove ti trovi e dal dispositivo che stai utilizzando, inclusi telefoni cellulari, laptop, tablet e personal computer. Questo non solo promuove l’efficienza operativa, ma il tuo personale sarà anche in grado di fornire un ottimo servizio agli ospiti in movimento.

  1. Dovrebbe essere facile da integrare

Il PMS selezionato dovrebbe avere API che supportano sia le connessioni in entrata che quelle in uscita. Ciò ti garantirà la possibilità di integrarlo con qualsiasi altra soluzione che potresti utilizzare nel tuo hotel, come il software di gestione delle relazioni con i clienti e di gestione delle tariffe.

Se il tuo PMS non facilita partnership profonde con altri fornitori, avrai tra le mani una soluzione tecnologica frammentata. Impedirà lo scambio di informazioni a due vie e ostacolerà la condivisione dei dati del profilo degli ospiti. Il risultato finale sarà un’esperienza dell’ospite tutt’altro che soddisfacente, per non parlare di una rottura dei sistemi rilevanti.

  1. Dovrebbe tenere traccia delle preferenze e della cronologia degli ospiti

La reception è una parte dell’hotel che vede il massimo impegno e, tuttavia, la maggior parte delle attività che si svolgono lì sono abbastanza banali e ripetitive. Se ci fosse un modo per automatizzarli, il personale sarebbe libero di occuparsi di compiti più importanti. Un modo in cui un PMS può aggiungere un valore significativo a una struttura è prendere decisioni di fascia bassa per conto dell’hotel. Ad esempio, dovrebbe essere in grado di assegnare automaticamente le stanze in base alle preferenze degli ospiti. Ciò lo farà raccogliendo tutte le informazioni rilevanti e utilizzandole per fare le scelte appropriate per conto degli ospiti.

In secondo luogo, un buon PMS dovrebbe essere in grado di estrarre la cronologia di un ospite per discernere cosa gli piace e quali erano le sue preferenze. In questo modo, se un ospite abituale ha già prenotato una camera a bordo piscina, il sistema gli prenoterà automaticamente la stessa camera o qualcosa di simile.

Questa forma di automazione non solo elimina la congestione alla reception, ma si traduce anche in scambi più intuitivi con gli ospiti e nell’erogazione di servizi personalizzati e informati.

  1. Dovrebbe automatizzare la comunicazione con gli ospiti

Gli hotel sono spesso tenuti a contattare i propri ospiti per condividere aggiornamenti regolari. Ma a causa dei fusi orari in conflitto, diventa difficile mettersi in contatto con loro al telefono. Ecco perché generalmente preferiscono comunicare tramite e-mail.

Doverlo fare manualmente può diventare abbastanza noioso per i proprietari dell’hotel e il personale. E se ti dimentichi di inviare un’e-mail, potrebbe causare un grave ritardo nella comunicazione. Per mantenere le cose in perfetta forma, un sistema di gestione della proprietà può automatizzare questo processo, inviando e-mail relative alla conferma delle prenotazioni, ai ringraziamenti post-soggiorno e a tutto il resto.

  1. Dovrebbe aiutarti a misurare il successo

Un’ottima caratteristica da avere nel tuo sistema di gestione della proprietà è la reportistica avanzata. Ti libera dal dover passare attraverso fogli di calcolo lunghi e complicati e decifrare i dati che ti interessano. Invece, mette tutte le informazioni di cui hai bisogno a portata di mano, accessibili in pochi clic.

I sistemi di base ti daranno una panoramica della gestione quotidiana della tua proprietà. Sistemi più avanzati dovrebbero essere in grado di fornire rapporti su parametri come check-in e check-out, cancellazioni, metodi di pagamento, camere medie non occupate, occupazione media, durata media del soggiorno e persino entrate per camera disponibile.

Con così tanti dati a tua disposizione, puoi avere una prospettiva nel funzionamento della tua attività e persino identificare le aree che necessitano di miglioramenti.

Come forse avrai già capito, un buon sistema di gestione della proprietà può davvero essere mandato da Dio per un piccolo hotel. Lavorando invisibilmente dietro le quinte, combina le parti migliori della gestione del flusso di lavoro e dell’automazione delle decisioni. Mostra anche una discreta quantità di intelligenza, impara dai sistemi esterni con cui è integrato e fornisce intuizioni sottili che aiutano a migliorare le relazioni con gli ospiti.

Ecco perché è importante che tu scelga un PMS adatto alla tua struttura. Prendi in considerazione tutte le considerazioni, valuta le tue esigenze e prendi una decisione finale una volta che sei sicuro che il prodotto soddisfi tutte le esigenze.

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *