Borse di alimentazione per ruoli di squadra e rotazione

Molte squadre penseranno a come orientare i nuovi membri del team prima che salgano a bordo. Tuttavia, pochi troveranno un piano su come trasferire i membri che cambiano ruolo all’interno del team fino a quando qualcuno non lascia il proprio ruolo o il team. Spesso questo si basa sul presupposto che tutti conoscano il lavoro dell’altro e i compiti che sono richiesti in ogni ruolo all’interno del team. A meno che il team non abbia svolto formazione incrociata o abbia definito e documentato ogni ruolo e il relativo compito, è probabile che non sia così. Per questo motivo, si raccomanda che, oltre a determinare le linee guida del team o le regole di base, i nuovi team decidano anche quali ruoli devono svolgere dai membri del team. Questo è un modo efficace per iniziare a ruotare i ruoli e fare formazione incrociata. Ciò rende il team più preparato quando è abbastanza maturo per iniziare la rotazione o la formazione incrociata dei ruoli.

Un modo semplice per le squadre di prepararsi ai ruoli è assegnare al ruolo un titolo come cronometrista, capo squadra, registratore di riunioni, portiere e così via. Quindi il team dovrebbe determinare quali sono le funzioni di ciascun ruolo, le restrizioni e le indennità di potere, quali materiali potrebbero essere necessari per svolgere il ruolo, i processi del team di cui ciascun ruolo è responsabile e con quale frequenza questi ruoli possono ruotare dopo il primo periodo di installazione . Il team può decidere di fare in modo che la prima persona nel ruolo documenti questi elementi e li tenga traccia per la precisione per facilitare la transizione e la rotazione future.

Per rendere molto più semplice la rotazione dei ruoli, il team può sviluppare un power tote per ogni ruolo che verrà trasferito dalla persona attualmente nel ruolo alla persona successiva che assumerà il ruolo. Ecco alcuni esempi di possibili idee per borse elettriche.

  • Se il ruolo di leader o facilitatore del team faciliterà le riunioni, la loro borsa può consistere in una borsa o una scatola contenente pennarelli appropriati (tipo cancellabile a secco o lavagna a fogli mobili) per tenere traccia degli elementi chiave nelle riunioni, moduli per la pianificazione dell’agenda della riunione, liste di controllo per l’allestimento della sala e un puntatore per l’uso della presentazione. All’interno della borsa o della scatola ci sarebbe anche una carta laminata che documenta le responsabilità del caposquadra.

  • Per il registratore della riunione o il verbalizzatore, la loro borsa elettrica può essere un taccuino della squadra realizzato con un raccoglitore a tre anelli con una tasca o una custodia con cerniera per penne/matite. Il raccoglitore dovrebbe contenere divisori per documenti storici come verbali di riunioni passate, dispense, copie di presentazioni ed eventualmente moduli di valutazione di riunioni o team, oltre a moduli di verbali vuoti in modo che siano a portata di mano nelle riunioni future. Se i minuti vengono conservati elettronicamente, è possibile che nella tasca, nella custodia o in un tipo di portachiavi sugli anelli del raccoglitore ci sia anche un’unità USB piatta. L’unità conterrebbe alcuni documenti storici e un modulo modello per minuti. Il taccuino del team dovrebbe anche avere una posizione per il documento contenente una descrizione o la funzione del registratore e le attività correlate.

  • La borsa del cronometrista potrebbe essere un cronometro o un fischietto su una corda/catena con i requisiti del ruolo di cronometrista attaccati anche su una carta laminata. Se il leader è anche responsabile del ruolo di cronometrista, aggiungi quanto sopra o un piccolo timer alla sua borsa.

  • Per un gatekeeper, la borsa potrebbe essere una clipboard con una copia delle regole di base della squadra che devono far rispettare con una carta che documenta anche il loro ruolo. Facoltativamente, se il gatekeeper ha un ruolo più divertente di quello di un tutore, la sua borsa potrebbe essere una scatola con un adesivo che mostra le regole di base e contenente chip, carte o coupon “sì” o “oops” come un modo per rafforzare visivamente quando un membro mostra un comportamento corretto o infrange erroneamente una regola di base. In questo modo il gatekeeper non deve dire nulla che possa interrompere il flusso della riunione, fornendo comunque un promemoria dei comportamenti desiderati.

L’uso di borse elettriche fornisce alle squadre un modo semplice per prepararsi a ruoli diversi come cronometrista, capo squadra, registratore di riunioni, portiere e qualsiasi altra cosa la squadra ritenga appropriata. Una volta che il team ha determinato le funzioni e i processi per ciascun ruolo, i limiti di alimentazione, i materiali necessari per svolgere con successo ogni ruolo e la frequenza con cui i ruoli ruoteranno, può iniziare a sviluppare le borse di alimentazione e documentare adeguatamente il ruolo. Il team dovrebbe preparare un power tote per ogni ruolo e assicurarsi che venga trasferito in modo tempestivo quando i ruoli vengono ruotati per rendere più facile il processo di transizione alla persona successiva nel nuovo ruolo.

Con questo processo, il team diventa più preparato per iniziare la rotazione o la formazione incrociata dei ruoli una volta maturati come team. Un semplice processo di pianificazione e documentazione può rendere l’orientamento dei nuovi membri e la transizione dei ruoli tra i membri del team più facile e più probabile che abbia successo. Una volta che il team ha stabilito le linee guida o le regole di base, deve quindi determinare i ruoli che devono essere svolti dai vari membri del team e sviluppare il piano di rotazione al fine di ridurre il tempo necessario per futuri allenamenti incrociati.

NOTA: i moduli riproducibili per i verbali delle riunioni, le presentazioni, le liste di controllo, gli ordini del giorno, le azioni e le valutazioni possono essere trovati nel libro RA!RA! Approccio di una riunione guidata.

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