Con la popolarità e la facilità d’uso del desktop publishing, ogni dipendente può e di solito crea e progetta le proprie lettere, presentazioni e praticamente tutti i documenti che deve passare a un collega, cliente, ecc. Ma la domanda è: è tutti formati e capaci di farlo in modo coerente con l’immagine e l’obiettivo dell’azienda? La tua attività è coerente? o sei solo un altro dilettante?
Coerenza e armonia dovrebbero essere sempre presenti in tutte le informazioni veicolate sulla tua attività. Le persone imparano ripetendo. Lo hanno fatto da quando sono nati e continueranno allo stesso modo per sempre. Una volta che imparano, non devono più “pensarci” (una nuova abilità, un numero di telefono, un marchio, ecc.). È impresso nella loro mente, disponibile in qualsiasi momento e con poco o nessun sforzo. Che tu voglia imparare qualcosa di nuovo o far ricordare agli altri la tua azienda, la ripetizione è una delle chiavi d’oro. Ma non solo la ripetizione schietta; che tu ci creda o no, ci sono delle regole!
Focus su Hocus: la dispersione della tua energia non è la strada da percorrere. Ogni azienda dispone di una quantità limitata di risorse che devono essere utilizzate in modo efficiente. La comunicazione del tuo messaggio deve essere focalizzata su quei canali che raggiungono il cliente in modo sottile, ma potente. Un biglietto da visita professionale è più efficace del semplice sbottonare il nome della tua attività a ogni persona che incontri o all’inizio di ogni paragrafo che scrivi con uno scopo pubblicitario.
Coerenza… ancora: : È inutile spendere centinaia di dollari in un grande logo, se non lo si usa correttamente. Tutta la tua cancelleria deve essere progettata come uno strumento di marketing organico. Ogni dipendente deve disporre degli stessi strumenti quando distribuisce un documento, una lettera di vendita, un biglietto da visita, ecc. La tua azienda non è una democrazia in cui tutti possono progettare la propria immagine personale di essa. Tutti devono sapere quale carta intestata utilizzare in ogni caso, quale posta personalizzata e progettata deve essere inviata all’interno e all’esterno della tua azienda.
Messaggio dietro le quinte: Sebbene la maggior parte delle persone non ne sia consapevole, può riconoscere immediatamente la qualità del messaggio e prendere inconsciamente la decisione di accettarlo o scartarlo insieme a migliaia di altri. Devi essere consapevole del messaggio che stai trasmettendo. Alle persone (non sono quelle che acquisteranno il nostro prodotto o servizio?) non piace che gli vengano ricordate qualità come debolezza, insicurezza o mediocrità. C’è già molto da fare. Il tuo messaggio deve riguardare la forza, l’unicità e l’eccellenza. Ma devi crederci. In caso contrario, lo noteranno immediatamente e passeranno al messaggio successivo.
Professionalità: Se vuoi salvarne un paio di centinaia e chiedere al tuo amico “artista” di disegnare l’immagine della tua azienda, è una tua scelta. Ma ricorda che sono solo i professionisti a fornire un lavoro professionale. Sono aggiornati su quale sia l’ultima tendenza, quali colori abbinare a quale prodotto e, di conseguenza, come far sembrare la tua azienda più grande, più professionale e più competitiva. Se hai paura di diventare professionista, i tuoi clienti avranno paura di seguirti.
Allora, perché hai bisogno di cancelleria professionale per la tua azienda? Il tuo biglietto da visita, brochure, carta intestata, email, ecc. sono i dispositivi più comuni che entrano in contatto con i tuoi clienti. Usali! Cogli ogni opportunità per offrire un aspetto professionale e affidabile della tua azienda.
di Mark Gries