La comunicazione inefficace ostacola il successo organizzativo. Una comunicazione inefficace risulta quando i manager non sono in contatto regolare con i propri dipendenti. Potrebbe essersi verificata una cattiva comunicazione. La mancanza di 3 C (chiarezza, completamento, concisione) porta anche a una comunicazione inefficace. Spesso i gestori sono circondati da un pool di informazioni. In tal caso, tendono a ignorare i messaggi o le comunicazioni dei subordinati. A volte, una percezione errata ostacola anche la comunicazione, ad esempio, i dipendenti potrebbero percepire il messaggio in un significato diverso che non era inteso dal manager. Pertanto, potrebbe esserci un problema nella codifica e nella decodifica del messaggio.
Anche la struttura organizzativa può rendere inefficace la comunicazione. Quanto più complessa è la struttura organizzativa, ovvero quanto maggiore è il numero di livelli gerarchici in un’organizzazione, tanto maggiori sono le possibilità di perdita o di interpretazione errata dei messaggi. Le viti tendono a svilupparsi in una tale organizzazione che ostacola una comunicazione efficace. In assenza di una sana politica della porta aperta, la comunicazione potrebbe essere fraintesa.
Anche uno scarso ascolto (cioè quando il destinatario non è concentrato su ciò che sta dicendo il mittente del messaggio) porta a una comunicazione inefficace. Emozioni come rabbia e stress possono anche portare a un’interruzione della comunicazione poiché i messaggi possono essere interpretati in modo errato quando una persona è arrabbiata e frustrata rispetto a quando è rilassata. A volte, i messaggi non sono pianificati accuratamente (ad esempio, il mezzo di trasmissione del messaggio e l’ora di consegna del messaggio non sono scelti correttamente). Anche questo rende la comunicazione inefficace. Le differenze linguistiche sono un grande ostacolo per una comunicazione efficace. Ciò è forse dovuto all’ambiguità del linguaggio. I manager dovrebbero cercare di superare tutte le cause di una comunicazione inefficace in modo da garantire il successo organizzativo.