CMM e Project Management – Gestione degli appalti

Questa Key Process Area (KPA) è chiamata Software Subcontract Management da CMM/CMMI ma si allinea con l’area di conoscenza della gestione degli appalti del PMBOK®. L’obiettivo è selezionare i fornitori in grado di soddisfare al meglio le esigenze del progetto in termini di lavoro, prodotto e budget. Tieni presente che mentre PMBOK® dipinge le attività di gestione degli appalti in modo ampio per coprire tutti i settori, CMM/CMMI sono interessate solo alle attività che riguardano subappaltatori di software o fornitori di software. Il piano di gestione degli appalti deve coprire qualsiasi appalto. Come per gli altri KPA, la gestione dei subappalti software è organizzata in obiettivi, impegni, abilità, attività, misurazioni e verifiche.

Obiettivi

I 4 obiettivi di questo KPA sono:

  1. I subappaltatori di software qualificati sono selezionati dal project manager. Questo obiettivo è pienamente supportato dal processo di Conduct Procurements.
  2. Il cliente e il subappaltatore accettano i reciproci impegni. Il contratto per la consegna di beni e/o servizi a titolo oneroso è l’accordo. Il contratto (aggiudicazione del contratto di appalto) è il risultato del processo di condotta degli appalti.
  3. Il cliente e il subappaltatore mantengono comunicazioni continue. Non c’è nulla nei processi di gestione degli appalti che affronti specificamente questo obiettivo; tuttavia, la programmazione di riunioni di revisione regolari, come le revisioni delle prestazioni, soddisferà questo obiettivo.
  4. Il cliente tiene traccia dei risultati del subappaltatore del software rispetto agli impegni. Le informazioni sulle prestazioni lavorative, i rapporti sulle prestazioni e le revisioni delle prestazioni sono tutti input del processo di amministrazione degli appalti e servono a tenere traccia dei risultati rispetto agli impegni.

Impegno ad esibirsi

Ci sono 2 impegni: che il progetto segua una politica organizzativa scritta per la gestione del subappaltatore del software e che un manager del subappalto sia designato come responsabile della definizione e della gestione del contratto del software. La politica è responsabilità dell’organizzazione che subappalta il lavoro e tu, o qualcuno che assegni al ruolo, sei il responsabile del subappalto. Il tuo piano di gestione degli appalti non è una politica organizzativa ma sostituirà uno per il progetto che stai gestendo.

Capacità di esibirsi

Dimostrerai la capacità di svolgere le attività previste dal tuo piano assegnando risorse e finanziamenti adeguati al lavoro di selezione e gestione del subappaltatore. Tu sei la prima risorsa assegnata al progetto e anche eventuali politiche organizzative, standard, elenchi di fornitori e il tuo piano di gestione degli approvvigionamenti sono risorse. Eventuali dirigenti o altri soggetti da voi assegnati all’attività di selezione o gestione del subappaltatore devono essere adeguatamente formati in tale attività e orientati sugli aspetti tecnici dell’appalto. Il tuo piano di gestione delle risorse umane descriverà come farlo. Le risorse assegnate al tuo progetto da organizzazioni esterne come un gruppo di appalti dovrebbero essere formate da quel gruppo.

Attività eseguite

  1. Definire e pianificare il lavoro secondo la procedura documentata e il lavoro in subappalto è descritto in uno Statement of Work (SOW), che è derivato dal progetto SOW. La procedura documentata in questo caso sarà il tuo piano di gestione degli appalti. Le attività dettagliate includono prendere o acquistare decisioni e scegliere i criteri di selezione del fornitore. Il SOW dovrebbe anche essere riesaminato e approvato dalle risorse che lavorano sulla selezione e gestione dei subappaltatori.
  2. Selezionare il subappaltatore in base alla sua capacità di eseguire il lavoro secondo una procedura documentata. Questo è il processo di condotta degli appalti descritto nel piano di gestione degli appalti.
  3. Il contratto tra il cliente e il subappaltatore viene utilizzato per gestire il subappalto. Questa attività include la specifica dei prodotti di lavoro che il subappaltatore deve fornire, i criteri che devono soddisfare, le modalità di modifica, i criteri di accettazione e il monitoraggio delle prestazioni del subappaltatore. Queste sono tutte cose standard trattate nei processi Condurre gli appalti e Amministrare gli appalti.
  4. Il cliente esamina e approva il piano di sviluppo del subappaltatore del software. Questo sarà un risultato contenuto nel SOW e vi saranno descritti anche il processo di approvazione e le condizioni per l’approvazione.
  5. Il piano del subappaltatore viene utilizzato per tenere traccia delle attività del subappaltatore. Il monitoraggio dovrebbe essere effettuato durante le riunioni di revisione dello stato che conduci con il project manager del subappaltatore.
  6. Le modifiche al SOW e al contratto del subappaltatore sono decise secondo una procedura documentata. Questa procedura sarà il sistema di controllo delle modifiche del contratto descritto nel processo di amministrazione degli appalti.
  7. Il cliente effettua periodiche revisioni dello stato/coordinamento con la direzione del subappaltatore. Questi sono chiamati Revisioni delle prestazioni degli appalti da parte del PMBOK® e fanno parte del processo di amministrazione degli appalti. Questi dovrebbero essere specificati nel SOW e dovrebbero essere tenuti a intervalli programmati (ad esempio una volta alla settimana) per rivedere lo stato del progetto del subappaltatore. Questa attività prosegue specificando che vengono affrontate le deviazioni dal piano e che vengono affrontati i conflitti. Le azioni correttive fanno parte delle responsabilità del subappaltatore PM. Le deviazioni non affrontate da quel PM darebbero luogo a conflitti e i conflitti vengono risolti dallo strumento di amministrazione dei reclami descritto in Amministrazione degli appalti. Il modo migliore per soddisfare queste esigenze è garantire che il PM del subappaltatore gestisca il progetto in conformità con le migliori pratiche di gestione del progetto (che richiedono l’adozione di azioni correttive quando i risultati si discostano dal piano). Dovresti anche assicurarti che il PM mantenga un registro delle azioni o un registro dei problemi per acquisire eventuali problemi che hai con il progetto.
  8. Periodici riesami tecnici sono tenuti con il subappaltatore. Questa attività verifica che il prodotto che si sta realizzando soddisfi le vostre esigenze e gli eventuali obiettivi di qualità fissati per esso. Questa attività è descritta nel processo di amministrazione degli appalti come ispezioni e audit. Interpretare questo come una revisione delle specifiche funzionali e dei documenti di progettazione dettagliata prodotti dal subappaltatore in cui i requisiti acquisiti nel documento dei requisiti aziendali vengono tradotti in funzioni e codice.
  9. Le revisioni formali dei prodotti di lavoro del subappaltatore sono condotte in corrispondenza di tappe selezionate. Queste revisioni formali sono quelle che chiamo riunioni di Gate Review condotte in corrispondenza di pietre miliari chiave durante tutto il progetto. Il subappaltatore potrebbe tenere le proprie riunioni di Gate Review con te come stakeholder chiave, oppure le tue riunioni di Gate Review potrebbero essere sufficienti da sole. In entrambi i casi, i risultati previsti per la fase del sottoprogetto completata dovrebbero essere rivisti per la completezza e dovrebbero essere rivisti anche i piani, le risorse, i rischi, ecc. della fase del sottoprogetto imminente.
  10. Il gruppo Software Quality Assurance (SQA) del cliente monitora le attività SQA del subappaltatore secondo una procedura documentata. Questo va oltre lo scopo del tuo progetto, a meno che il tuo progetto non stia implementando anche un gruppo SQA e processi. Il tuo progetto può contribuire all’attività assicurando che il contratto, il SOW e il tuo piano di gestione della qualità specifichino le attività SQA richieste al subappaltatore ed eseguendo audit per garantire che tali attività siano eseguite.
  11. Il tuo gruppo di gestione della configurazione monitora le attività di configurazione del subappaltatore. Il SOW utilizzato per definire le responsabilità del subappaltatore dovrebbe includere attività di CM e queste dovrebbero anche essere catturate nei piani di progetto del subappaltatore. Le revisioni e gli audit devono includere la verifica che il subappaltatore svolga le proprie attività di CM secondo i propri piani.
  12. È necessario condurre un test di accettazione dei risultati del subappaltatore secondo una procedura documentata. Le ispezioni di prodotti come specifiche, progetti e codice devono essere regolate dal processo di amministrazione degli appalti nel piano. Questi dovrebbero includere il test del software (test di accettazione dell’utente).
  13. La prestazione del subappaltatore viene valutata periodicamente e la valutazione riesaminata con il subappaltatore. Ciò è descritto nella sezione Strumenti e tecniche del processo di amministrazione degli appalti (Revisioni delle prestazioni degli appalti).

Misurazione e analisi

Esiste una sola misurazione: le misurazioni vengono effettuate e utilizzate per determinare lo stato delle attività di Procurement Management. Queste misurazioni sono effettuate nell’ambito della supervisione delle attività di project management del progetto complessivo. Saranno previsti nei tuoi piani di progetto.

Verifica dell’attuazione

Le tue attività di gestione degli appalti dovrebbero essere riviste periodicamente con l’alta dirigenza. Questo può accadere alle riunioni di Gate Review e/o alle riunioni del Comitato Direttivo e alle riunioni con il tuo sponsor. Se stai gestendo un progetto e hai un project manager che ti riferisce su un sottoprogetto software, devi incontrarlo periodicamente per rivedere le sue attività di gestione degli appalti. Questo potrebbe essere parte dell’ordine del giorno delle riunioni settimanali di revisione dello stato o richiedere riunioni specifiche per lo scopo. Infine, il gruppo SQA deve rivedere e/o verificare gli strumenti e le attività utilizzati per la gestione degli appalti. Ciò sarà possibile solo se la tua organizzazione ha un gruppo SQA. Senza un gruppo SQA, la tua organizzazione potrebbe avere un PMO o PMC, nel qual caso quel gruppo sarebbe responsabile della supervisione di tutte le aree della gestione del progetto, inclusa la gestione degli appalti, e condurrebbe gli audit del progetto.

C’è ben poco che un project manager che aderisce alle migliori pratiche di gestione del progetto descritte nel PMBOK® potrebbe o potrebbe fare per soddisfare i criteri per il Software Subcontract Management KPA. L’unica cosa al di fuori dell’influenza del project manager è l’istituzione di un gruppo di garanzia della qualità del software. Questo gruppo è anche essenziale per il Software Quality Assurance KPA. Non c’è modo migliore che io conosca per dimostrare di conoscere le migliori pratiche di gestione dei progetti rispetto alla certificazione come Project Management Professional (PMP®). I project manager che soddisfano i criteri di PMI® possono ottenere la certificazione frequentando un corso PMP® o un corso di preparazione all’esame PMP® simile e quindi scrivendo l’esame di certificazione.

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