Come questo bosco ti sta dicendo che hai bisogno di un software di gestione delle spese di viaggio

Bosco in autunno. Un sereno pomeriggio. Il sole si fa strada attraverso il baldacchino sul pavimento. Uno sguardo ti dice tutto quello che c’è da sapere.

Tranne che non è così. Tutto quello che ottieni da una sola occhiata alla nostra foto è un’impressione. Certo, puoi dire che è una foto di alberi, ma quanti sono? Che specie? Quanto vecchio? Quanti per ettaro? Sono sani?

Vedere? Con ogni domanda che faccio su questa semplice immagine, ti rendi conto di sapere un po’ meno di quanto pensassi. Alla fine, sei arrivato alle prime tre parole di questo post. È bosco in autunno.

E così è con le spese di viaggio. Sai che esistono perché continui ad autorizzare viaggi di lavoro. Potresti anche sapere cosa hai speso l’anno scorso o per l’anno fino ad oggi. Ma la tua attività sta ottenendo un buon valore per quella spesa?

Interroga i dati

L’unico modo per rispondere con qualcosa di simile alla sicurezza è interrogare i dati e scoprire le informazioni che si nascondono lì dentro. Sembra un esercizio complesso, e senza dubbio lo è – se stai partendo da zero con una pila di ricevute e note spese con i dati di viaggio arrotolati dentro tutto il resto.

Ed è per questo che il sistema di controllo dashboard integrato in così tanti software moderni è così prezioso. Gli sviluppatori intelligenti dietro il software che alimenta la tua app preferita l’hanno impostato per fare il duro lavoro per te e per dirti immediatamente dove ci sono picchi e depressioni in qualunque sistema sia monitorato. Se è l’assenza del personale, potresti scoprire che ci sono molte persone che non ce la fanno il lunedì mattina, ad esempio.

E se si tratta di un viaggio, potresti scoprire che tre dipendenti che hanno partecipato al viaggio di vendita dal cliente principale hanno viaggiato insieme ma hanno tutti rivendicato il chilometraggio come se fossero andati da soli. Purtroppo, succede. Anche se non è nel tuo lavoro, potresti trovare modi migliori per portare a termine l’attività, come portarla a termine senza spendere così tanto per i viaggi. Ad esempio, il volo più economico da un aeroporto diverso è effettivamente più economico in termini reali, una volta che hai preso in considerazione il chilometraggio per raggiungere l’aeroporto e il pernottamento in hotel a causa di orari di volo scomodi? E quanto tempo spreca la tua azienda viaggiando in primo luogo? Qual è il costo orario di assumere chiunque sia in viaggio d’affari nello scenario troppo caro che ho appena delineato? Il loro tempo potrebbe essere speso meglio? Insomma, c’è un modo migliore? Il software di gestione delle spese e dei viaggi ti aiuterà a scoprirlo.

Richiedi e paga in modo più accurato

Un buon software di gestione delle spese e dei viaggi stabilisce le regole e rende più facile e veloce per i dipendenti presentare reclami in modo accurato e tempestivo, il che rende anche l’approvazione delle spese più semplice e veloce, lasciandoti più tempo per andare avanti con la generazione di entrate – ed è non è per questo che sei in affari?

Adottando l’uso del software di gestione delle spese e dei viaggi stai facendo il miglior uso degli strumenti disponibili, consentendoti di essere più efficace interrogando automaticamente i dati, scoprendo gemme di informazioni dalla massa impenetrabile davanti a te.

Come mio padre era sempre incline a dire: “Non puoi vedere il legno per gli alberi”. Immagino che volesse dire che c’erano così tanti dettagli che era impossibile avere una visione chiara di ciò che contava davvero nella scena.

Dai un’altra occhiata alla nostra foto. Pensando a quello che ho detto, non sembra un po’ diverso ora? E hai intenzione di trovare – e utilizzare – dei software di gestione delle spese e dei viaggi?

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