Crea rapidamente una mappa del processo in una riunione del team

Le mappe dei processi sono un ottimo modo per i team di vedere il lavoro che svolgono e trovare colli di bottiglia da eliminare o aree di miglioramento. I team possono utilizzare le schede colorate o il metodo Post-It-Notes per creare una semplice descrizione passo passo di come eseguire il loro processo. Con una penna o un pennarello, possono anche utilizzare i passaggi descritti di seguito per sviluppare un diagramma di flusso di processo di alto livello o un flusso di lavoro più dettagliato.

Inizia scrivendo ogni passaggio a cui i membri del team possono pensare nel processo su una scheda o un post-it trasformato in altezza o larghezza (ovvero stile orizzontale).

Dopo che i membri non sono più in grado di pensare a nuovi passaggi, inizia a disporre i passaggi in modo che fluiscano nel processo in un percorso orizzontale. Se lo si desidera, i processi con meno di 10 passaggi possono essere organizzati in un percorso verticale. Con le schede, disponili su un tavolo. Se si utilizzano i post-it, è utile incollarli su una lavagna cancellabile a secco in modo che le frecce possano essere tracciate tra di loro utilizzando il tipo corretto di pennarelli.

Una volta che i passaggi sono in ordine, controlla se c’è un passaggio mancante prima del primo o dopo l’ultimo scritto. Aggiungi carte o note per quei passaggi mancanti. Quindi guarda tutti gli altri passaggi in sequenza e determina se ci sono passaggi mancanti tra uno qualsiasi dei passaggi per aggiungere anche quelli.

Determinare se ci sono delle decisioni da prendere durante il processo. Se ce ne sono, aggiungili come punto di decisione su una carta o una nota. Se usi le schede, seleziona un altro colore per le decisioni e/o gira la scheda dove è più alta e più sottile delle altre (ovvero stile ritratto). Se si utilizzano i post-it, selezionare un altro colore per le decisioni e/o girare il biglietto dove è a forma di diamante o più alto. I punti decisionali dovrebbero essere formulati come brevi domande Sì/No (preferibilmente meno di 6 parole). Fai in modo che i passaggi Sì procedano dalla parte superiore della carta o del diamante e i passaggi No dal basso se si utilizza un percorso orizzontale. Se si utilizza un percorso di processo verticale, fare in modo che il Sì continui verso il basso e il No esca da uno dei lati del diamante.

Una volta che tutti i passaggi e i punti decisionali sono a posto, la mappa del processo può essere convertita in un documento dall’aspetto più gradevole utilizzando un software a tale scopo o un modello di plastica per disegnare la mappa del processo. Collega i passaggi e le decisioni utilizzando le frecce per indicare il flusso direzionale dei passaggi. Se la squadra deve rimuovere le carte dalla stanza per convertirle in un unico documento, scrivi un numero su ciascuna per indicare la sequenza in cui dovrebbero apparire come passaggi sul documento finale.

I team possono utilizzare i passaggi precedenti per creare un diagramma di flusso del processo o un flusso di lavoro dettagliato. Questo metodo può essere utilizzato da qualsiasi team e richiede solo schede o Post-It-Notes e qualcosa con cui scrivere per creare un diagramma passo-passo su come fare qualsiasi cosa relativa a quella specifica squadra.

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