Dieci modi per aumentare la partecipazione del gruppo alle riunioni del team

I leader hanno scoperto che le riunioni in cui i membri del team comunicano apertamente su argomenti di business e partecipano alla risoluzione dei problemi producono risultati migliori rispetto a quelle in cui le persone si siedono e ascoltano. Ci sono diversi livelli di partecipazione agli incontri; il più desiderabile è un ambiente completamente interattivo. Votare in una riunione per prendere decisioni è un livello di partecipazione, ma le decisioni di consenso o la costruzione di compromessi si traducono in un coinvolgimento più attivo. Laddove le riunioni richiedono una maggiore partecipazione, ci sono alcune cose tra cui un leader può scegliere per aumentare la partecipazione del gruppo e il coinvolgimento dei membri.

  1. Ottieni il loro contributo sugli argomenti all’ordine del giorno prima della riunione. Questo può essere fatto al di fuori della riunione inviando l’ordine del giorno proposto in una e-mail chiedendo commenti o con una telefonata a ciascuna persona dopo che è stato inviato. Un altro modo per ottenere i loro contributi è pianificare sempre insieme l’ordine del giorno della riunione successiva alla fine di ogni riunione.
  2. Incoraggiare la partecipazione attiva scrivendola nelle regole di base della squadra. La creazione congiunta di regole di base e la loro pubblicazione in tutte le riunioni sottolineerà la necessità di un coinvolgimento completo.
  3. Usa brevi rompighiaccio o esercizi di team building all’inizio delle riunioni per far parlare subito le persone. I rompighiaccio aiutano i membri del team a conoscersi e ad aumentare i livelli di comfort. Gli esercizi di gruppo o in coppia possono essere correlati a un problema all’interno del team da superare o all’argomento principale dell’incontro.
  4. Spiega sempre lo scopo della riunione e spiega ai membri e in che modo influisce su di loro o sul loro lavoro. Questo aiuta l’incontro a soddisfare la domanda “cosa c’è dentro per me” e incoraggia il loro aiuto a ottenere i migliori risultati nell’incontro.
  5. Quando fai la generazione di idee durante la riunione, usa sempre la tecnica del brainstorming round robin. Questa tecnica assicura che tutti, a turno, contribuiscano fino a quando la maggior parte delle persone inizia a rimanere senza idee.
  6. Creare un ambiente sicuro e rispettoso per uno scambio aperto di idee e opinioni. Un modo per farlo è non permettere mai di sminuire le domande o gli input di una persona: tutti possono aggiungere valore, anche l’avvocato del diavolo.
  7. Utilizzare attività o processi strutturati durante la risoluzione dei problemi per concentrare tutti sulla partecipazione equa. Ciò include prendere appunti visibili di ciò che viene detto durante le riunioni perché vedere i loro pensieri catturati fa sapere ai membri che i loro contributi sono apprezzati e incoraggia gli altri a basarsi su ciò che vedono e ascoltano durante la riunione.
  8. Per qualsiasi argomento della riunione che meriti una discussione, pianifica del tempo extra per consentire a tutti 2-3 minuti di conversazione ciascuno. Assicurati di incoraggiare tutti a condividere pensieri, opinioni, pro e contro durante il tempo di discussione.
  9. Considera la possibilità di cambiare l’orario delle riunioni per svegliare il gruppo. Se si incontrano sempre dopo pranzo, forse le persone sono troppo stanche per concentrarsi e partecipare. Considerando che se le riunioni sono appena prima di pranzo, le persone potrebbero essere troppo affamate per pensare e interagire in modo appropriato.
  10. Chiedi al gruppo idee per rendere la riunione più interattiva. I membri possono avere un esercizio particolare che vogliono provare o tecniche che hanno utilizzato in precedenza di cui la squadra potrebbe trarre vantaggio. Assicurati di provare alcune delle diverse idee nelle riunioni successive.

Considerare e scegliere modi diversi per aumentare la partecipazione alle riunioni. Un’altra idea spesso suggerita per aumentare la partecipazione è fornire snack o pasti durante le riunioni. I rinfreschi a una riunione possono incoraggiare la partecipazione, ma ricorda che la partecipazione non significa partecipazione attiva. Per una partecipazione attiva alla risoluzione dei problemi e al processo decisionale, i leader dovrebbero creare un ambiente in cui i membri del team si sentano a proprio agio nel comunicare e partecipare.

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