Diversi tipi di sistemi di gestione dell’ospitalità

I sistemi di gestione dell’ospitalità sono il software che gestisce la tua attività di ospitalità. Dal sistema di ordinazione del cibo nel tuo ristorante, al software di prenotazione di alloggi online, consente una comunicazione e una gestione efficienti della tua attività, aumentando in definitiva i ricavi.

Con una gamma di sistemi di gestione dell’ospitalità tra cui scegliere, comprendere ciò che viene offerto è importante per trovare il sistema giusto su misura per le tue esigenze e il tuo budget. A seconda del tipo di operazione che gestisci, dovresti considerare i seguenti sistemi, i loro vantaggi e l’idoneità alla tua azienda.

Software per la gestione dell’alloggio:

I pacchetti software per le sistemazioni vanno da quelli destinati ai proprietari di B&B e piccoli motel a quelli per la gestione di grandi hotel, club e resort. Il pacchetto base offre una semplice gestione degli ospiti e delle camere, mentre quelli più complessi coprono ogni aspetto necessario per gestire e gestire una grande catena alberghiera. Ciò include prenotazioni, assistenza, vendita al dettaglio, inventario, elenco e formazione del personale, contabilità e molto altro.

Reception: Un pacchetto software di front office dovrebbe consentire al personale della reception di tenere traccia di tutte le prenotazioni, lo stato delle camere, i dettagli e gli addebiti degli ospiti, coordinare le prenotazioni dei ristoranti per gli ospiti, pianificare le attività di pulizia ed elaborare il check-in e il check-out degli ospiti. Dovrebbero inoltre fornire un mezzo per comunicare efficacemente con tutti gli agenti di viaggio e gli operatori di attività collegati al sistema. Le caratteristiche a cui dovresti prestare attenzione includono: Rapporti per arrivi e partenze in una data specifica. Registro degli ospiti e dettagli della prenotazione, comprese attività e richieste speciali. Tariffe delle camere, sconti, pacchetti, prenotazioni di gruppo, ecc. Schema visivo delle camere d’albergo e dello stato. Schema visivo del calendario con disponibilità delle camere. Possibilità di stampare le carte del check-in per gli ospiti. Flessibilità nel riassegnare gli ospiti a stanze diverse. Possibilità di aggiungere facilmente addebiti alle camere da ristoranti, spa, negozi di articoli da regalo, ecc. Incorpora tutte le opzioni di pagamento al momento del check-out e stampa la ricevuta. Stampa l’elenco di lavoro per il personale Strutture per la memorizzazione della cronologia degli ospiti Comunica in modo efficiente con le prenotazioni e gli agenti di viaggio

Software di pulizia/manutenzione: Un software di facile utilizzo per i reparti di pulizia e manutenzione del tuo alloggio aumenterà l’efficienza della pulizia e della manutenzione delle camere. Le caratteristiche principali di questo modulo saranno: Tenere traccia dello stato della camera: sporca, pulita, ispezionata, check-in e check-out, ecc. Tutte le informazioni come numero di ospiti, numero di letti, durata del soggiorno, richieste speciali (es. culla, seggiolone) devono essere visibili sia al personale addetto alle pulizie che alla direzione. Il personale può inserire problemi di manutenzione non appena si presentano e questi vengono inviati automaticamente al reparto di manutenzione. Il personale può richiedere i materiali per la pulizia e gli articoli da toeletta ordinati. Il personale può tenere traccia dello stato della lavanderia per una fornitura ininterrotta della biancheria.

Sistema di prenotazione online: Questo pacchetto software è essenziale per qualsiasi luogo di alloggio. Ti aiuta ad aumentare istantaneamente le prenotazioni online dirette. I potenziali ospiti possono visualizzare le camere dell’hotel (dimensioni, scelta dei letti), disponibilità e prezzi, oltre ai servizi e alle strutture offerti. I sistemi dovrebbero avere una conferma immediata dei pagamenti con carta di credito o un altro metodo di pagamento online sicuro. Dopo il pagamento del deposito e la conferma via e-mail, gli ospiti dovrebbero essere in grado di accedere per visualizzare o modificare i dettagli della prenotazione. Le politiche di cancellazione dovrebbero essere indicate, le opzioni di trasporto aeroportuale menzionate.

Sistemi di gestione dell’ospitalità per le operazioni del punto vendita (POS).: Questo include ristoranti e bar, il negozio di articoli da regalo dell’hotel, la spa, il banco escursioni e altri servizi per gli ospiti. Dovrebbe avere le opzioni di pagamento diretto o addebito in camera. Oltre a registrare le normali operazioni di vendita, dovrebbe includere l’emissione di rapporti giornalieri sulle transazioni alla direzione o all’ufficio contabile e un rapporto giornaliero sulle entrate.

Nel settore POS sono operativi molti sistemi di gestione dell’ospitalità che si rivolgono al settore del food vendor, ovvero ristoranti, bar, negozi da asporto e gastronomie.

Pacchetti di gestione ristorante (POS). Per i pacchetti gestionali POS, puoi scegliere un sistema standard per ristoranti e bar, dove puoi impostare le opzioni adatte alla tua attività, o uno personalizzato, configurato ad hoc per la tua attività. La maggior parte dei sistemi sono abbastanza facili da usare e sono convenienti. Le loro caratteristiche variano, ma la maggior parte offre quanto segue: Opzioni di presa ordini, conteggio e cassiere utilizzando un sistema PDA portatile. Interfaccia elaborazione carte di credito Scontrini personalizzati per la tua attività. I sistemi più avanzati offrono inoltre: Integrazione di tutte le transazioni con il tuo software di contabilità. Inventario completo/impianto di inventario Servizi di traduzione in lingue selezionate.

Software di amministrazione: Questo modulo è rivolto al top management e offre accesso a tutti i livelli dell’organizzazione. Fornisce un accesso istantaneo al database di tutti i settori, garantendo la totale trasparenza delle operazioni La supervisione e l’intervento tempestivo da parte del personale senior possono prevenire errori da parte di dipendenti inesperti e risparmiare denaro e la reputazione della tua azienda. · Altri servizi in questo pacchetto possono includere:

Strumenti per impostare diversi sistemi tariffari per camere e servizi: giornalieri, stagionali, promozioni speciali, ecc. Dati statistici: percentuale di occupazione su periodi prestabiliti e altri dati utilizzati per la definizione delle politiche e rapporti personalizzati per le presentazioni delle riunioni del consiglio. Organizzazione di promozioni e pacchetti. Inventario per diversi reparti. Conti dei dipendenti e programmi di formazione dei dipendenti

Ricorda: con l’elevato turnover del personale comune al settore dell’ospitalità, è importante scegliere un sistema che richieda una formazione minima per l’uso e che disponga di “aree sicure”, a cui solo il personale autorizzato (con le dovute autorizzazioni) può accedere e utilizzare.

La scelta e l’introduzione di sistemi di gestione dell’ospitalità per la propria attività è un’impresa significativa, sia operativamente che finanziariamente. Ma una volta installato e funzionante, il sistema aumenterà l’efficienza, ridurrà i costi e migliorerà il servizio nella tua azienda. Avrai uno staff più felice e ospiti più felici, che promuoveranno la tua attività e alla fine aumenteranno le tue entrate.

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