Email Marketing – Segnali di avvertimento che hai superato il tuo server SMTP

L’email marketing continua a crescere come un’ottima alternativa non solo per gli annunci di marketing e le offerte di prodotti ai tuoi clienti, ma anche come modo per continuare un dialogo con i tuoi clienti che li mantiene coinvolti e tornano sui tuoi siti web. Questa combinazione di offerte, annunci e newsletter inizia ad aumentare il volume mensile di email. È a questo punto che inizi a sperimentare alcune delle sfide dell’invio di e-mail di massa in Internet, in particolare agli indirizzi e-mail che appartengono ai grandi ISP come Yahoo, Hotmail e AOL. Inizi a renderti conto che l’infrastruttura che hai in atto potrebbe ora essere inadeguata per gestire il livello di posta elettronica che stai inviando. La tua e-mail rimane bloccata in coda per ore o alcune e-mail smettono di essere consegnate del tutto ai tuoi indirizzi Hotmail. In questo caso, potrebbe essere necessario considerare un aggiornamento a un nuovo livello di software di posta elettronica disponibile in commercio.

Uno dei componenti principali di un sistema di email marketing è il server SMTP. Perché questo server è così importante? Il tuo server SMTP o MTA (mail transfer agent) è il motore di invio del tuo sistema di posta elettronica di massa. Questo server riceve la posta elettronica generata dalla tua applicazione di email marketing, determina a quali domini di posta elettronica inviarla e fornisce il trasporto e la consegna di tali messaggi ai vari domini di posta elettronica del tuo elenco. Senza il server SMTP, la tua email non esce dal tuo sito. Immagina una pila di buste non consegnate che si trovano semplicemente sulla tua scrivania perché non c’è un ufficio postale per smistarle e consegnarle a destinazione. Agli albori dell’email marketing, quando i volumi erano molto più bassi, molte persone si rivolgevano ai propri server di posta elettronica interni come Exchange, oppure utilizzavano server SMTP disponibili gratuitamente come Sendmail, Postfix o il server SMTP di Microsoft IIS.

Ma quando l’uso dell’e-mail per scopi di marketing è aumentato e i volumi sono aumentati, sono iniziate ad accadere due cose. Uno era che l’utilizzo di sistemi di posta elettronica interni creati per le comunicazioni e-mail personali iniziava a non funzionare perché non erano stati progettati per gestire grandi volumi di posta elettronica in blocco. In secondo luogo, i server SMTP disponibili gratuitamente non erano in grado di affrontare adeguatamente le sfide di consegna dell’invio di posta elettronica in blocco ai grandi domini degli ISP consumer. Queste sfide includono l’elaborazione dei rimbalzi delle e-mail, la limitazione delle e-mail a domini specifici e il supporto per standard di autenticazione e-mail come DomainKeys, DKIM, SenderID e SPF.

Ecco alcuni segnali di difficoltà da cercare:

Tempi di consegna lunghi

Uno dei motivi principali per cui potresti riscontrare lunghi tempi di consegna anche per diverse migliaia di messaggi di posta elettronica è che il tuo server SMTP semplicemente non riesce a tenere il passo con il carico non solo dell’analisi dei tuoi messaggi di posta elettronica, ma anche di tutte le ricerche DNS che devono aver luogo durante consegna. Un secondo motivo per cui potresti riscontrare lunghi tempi di consegna è che l’ISP a cui stai consegnando sta rinviando la tua e-mail. L’e-mail viene rinviata per diversi motivi: 1) la combinazione del tuo indirizzo A, Da e IP non ha familiarità con l’ISP, quindi come tecnica anti-spam rinvieranno temporaneamente la ricezione di e-mail dal tuo indirizzo IP; e 2) il tuo server SMTP sta inviando e-mail a una velocità superiore alla soglia dell’ISP in modo che possano nuovamente rinviare temporaneamente l’e-mail proveniente dal tuo indirizzo IP.

La posta a domini specifici non viene consegnata

Se l’e-mail a un dominio specifico come Yahoo.com o Hotmail.com non viene recapitata, potrebbe significare che l’ISP ha inserito il tuo indirizzo IP in una lista nera. Questo può accadere per diversi motivi. Uno dei motivi è che la tua email sta generando troppi reclami da parte degli utenti; le persone che esaminano la tua email la designano come spam. Un altro motivo potrebbe essere che invii continuamente e-mail a una velocità superiore alle soglie dell’ISP. Un ISP può scegliere di inserire il tuo IP in una lista nera e rifiutare l’e-mail da quell’IP se rileva che potresti essere uno spammer in base ai tuoi modelli di invio. Un terzo motivo potrebbe essere che stai inviando troppi indirizzi e-mail non validi all’ISP. Se il tuo elenco contiene indirizzi e-mail non validi e invii continuamente a quegli indirizzi e-mail errati, un ISP potrebbe considerarti uno spammer e inserire il tuo indirizzo IP in una lista nera.

Le risposte e-mail rimangono piatte o diminuiscono mentre il volume aumenta

La legge delle medie presuppone che sulla base di una certa percentuale di risposte per numero di messaggi totali, il numero di risposte aumenterebbe della stessa percentuale all’aumentare del volume delle e-mail. Se noti una diminuzione o una percentuale fissa all’aumentare del volume della tua posta elettronica, potrebbe indicare un problema di recapito generale che esiste all’interno del tuo sistema di posta elettronica. Questa diminuzione della deliverability può essere causata da alcuni o da tutti i problemi discussi sopra. La consegna complessiva della tua e-mail può dipendere da molti fattori, tra cui l’uso degli standard di autenticazione e-mail, la tua configurazione DNS, la tua frequenza di invio, la qualità delle tue liste e la limitazione della tua e-mail all’interno delle linee guida del tuo ISP.

Incontrerai questi problemi una volta che la tua e-mail si avvicina a diverse centinaia di migliaia a diversi milioni al mese. I server SMTP economici e disponibili gratuitamente non sono mai stati progettati per supportare livelli elevati di posta elettronica o problemi di recapito relativi alla consegna di posta elettronica ai grandi ISP. Prendi in considerazione la possibilità di prendere in considerazione un server SMTP disponibile in commercio di livello aziendale o un provider di servizi di inoltro SMTP ospitato creato per le esigenze di elevata velocità effettiva e alta consegna per proteggere il tuo investimento di email marketing.

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