Errori da evitare quando si acquista un software di contabilità

Errori comuni che le aziende commettono quando acquistano una soluzione di contabilità

La valutazione e l’acquisto di software di contabilità può essere un compito arduo. Ci sono così tante opzioni tra cui scegliere, che spesso le scelte sembrano infinite. Tuttavia, i vantaggi dell’aggiornamento o dell’installazione di un nuovo sistema potrebbero significare la fine di innumerevoli mal di testa, meno ore bloccate in ufficio e meno tempo speso a vagliare una raffica di fogli di calcolo Excel utilizzati per tenere traccia di ciò che sta realmente accadendo nella tua attività.

Molti imprenditori sono stufi di giocare alla “roulette del rischio” e vogliono liberarsi da sistemi dolorosamente lenti o obsoleti o sono stanchi di dover fare affidamento su sistemi ombra e un sacco di fogli di calcolo, ma molti hanno paura di fare il passo successivo . Ecco alcune cose da considerare in modo da poter evitare alcuni degli errori chiave commessi quando si acquista un software di contabilità.

1. Mancanza di chiarezza sui requisiti aziendali.

La mancanza di una chiara comprensione di ciò di cui la tua azienda ha bisogno da un sistema di contabilità o Enterprise Resource Planning (ERP) renderà il processo di selezione più lungo e complicato.

Prima che un’azienda inizi a ricercare sofisticati software di contabilità e soluzioni ERP, dovrebbe prima capire di cosa hanno effettivamente bisogno dalla loro soluzione di contabilità. Suona ragionevole vero? Tuttavia è sorprendente vedere quante persone si buttano direttamente nel processo di raccolta di informazioni sui vari pacchetti di contabilità senza fare il punto su come funziona il loro software attuale e identificare dove il loro sistema attuale non riesce. Una volta che hai fatto il punto, puoi preparare un elenco completo delle funzionalità del software che vorresti idealmente avere il nuovo sistema. Per aiutare ad avviare questo processo, chiediti; cosa deve fare oggi il software per la mia attività? Di quali tipi di funzionalità potrebbe/o avrà bisogno la mia azienda in futuro?.

2. Acquisto di una soluzione con database non flessibile o proprietario.

Un solido database aperto è una caratteristica molto importante di un buon sistema contabile. Un sistema di contabilità basato su un database robusto e flessibile come il best of breed o un database leader del settore come Microsoft SQL significa che hai una piattaforma sicura in cui i tempi di inattività sono ridotti al minimo, la velocità è aumentata e le prestazioni aziendali sono elevate.

L’architettura del database proprietaria può essere troppo rigida e potrebbe non essere facilmente accessibile da altri prodotti o applicazioni. Ad esempio, se le tabelle e i campi del database non sono facilmente accessibili dalle applicazioni desktop di uso comune come Microsoft Excel o Word, Crystal Reports o altri programmi di reporting, è possibile che il sistema non sia sufficientemente flessibile per soddisfare facilmente le esigenze quotidiane. -bisogni diurni. Cerca di evitare di acquistare una soluzione da cui è difficile interrogare o estrarre dati e cerca invece soluzioni che consentano la condivisione delle informazioni e la collaborazione.

La flessibilità deve essere considerata anche quando si valutano le funzionalità di reporting del software. È molto probabile che la tua azienda abbia bisogno di un set specifico di rapporti da eseguire regolarmente. Alcuni di questi rapporti potrebbero essere inclusi immediatamente come rapporti standard, tuttavia nella maggior parte dei casi avrai bisogno di rapporti specifici da personalizzare appositamente per la tua attività. Tieni presente che ciò potrebbe significare che hai bisogno di un consulente che ti aiuti a scriverli o crearli per te, in particolare se gli strumenti di reporting all’interno del tuo software sono difficili da usare. Chiediti, puoi facilmente personalizzare o scrivere questi rapporti se non sono rapporti standard all’interno del tuo pacchetto software? In caso contrario, assicurati di includere il costo necessario per ottenere un consulente che ti aiuti nel tuo budget.

3. Acquistare una soluzione non scalabile.

Scalabile significa che se la tua azienda raddoppiasse o triplicasse le dimensioni durante la notte, il tuo software di contabilità sarebbe in grado di farcela e potrebbe continuare a crescere insieme alla tua attività. Il sistema fornisce le stesse caratteristiche e funzioni per un singolo utente su un desktop come per centinaia di utenti simultanei? Se la soluzione è scalabile, significa che non è necessario investire in una soluzione diversa man mano che la tua azienda cresce. Può gestire aumenti significativi di utenti, transazioni o archiviazione dei dati. Essere scalabili significa che non dovrai acquistare un nuovo sistema o riqualificare il personale su una nuova applicazione man mano che la tua organizzazione cresce.

4. Rimanere bloccati con un sistema difficile da integrare, non abbastanza agile.

Assicurati che la soluzione di contabilità che scegli si integri facilmente con altri sistemi. Fai attenzione ai sistemi che non sono abbastanza agili per integrarsi con altre applicazioni. È raro che un sistema di contabilità sia autonomo ed è spesso necessario integrarsi con una soluzione di vendita come un sistema di gestione delle relazioni con i clienti (CRM), un sistema di magazzino o un sistema di Business Intelligence, quindi si desidera garantire che la soluzione di contabilità o ERP può integrarsi facilmente con un’applicazione di terze parti dove richiesto. I sistemi di contabilità spesso hanno bisogno di “parlare” con altri sistemi per fornire alle aziende una soluzione end-to-end.

Valuta se il tuo sistema è in grado di soddisfare le tue esigenze aziendali “reali”. Ad esempio, è possibile vendere o fatturare stock ricevuti fisicamente ma non inseriti nel sistema? Oppure hai requisiti di inventario unici come le industrie del legno o dell’acciaio in cui è necessario registrare lunghezze multiple e dimensioni multiple? Il tuo sistema può soddisfare le tue esigenze specifiche o almeno essere facilmente personalizzato per fare ciò che ti serve? I parametri del sistema sono impostati in modo che possano essere facilmente attivati ​​o disattivati ​​per far sì che il sistema si comporti in un modo particolare? Ricorda che la soluzione che scegli dovrebbe essere sufficientemente flessibile da funzionare bene con i tuoi attuali sistemi e processi interni.

Offerte cloud, alcuni punti da considerare

Il cloud computing, in parole povere, può essere considerato come il computing offerto come un servizio, piuttosto che come un prodotto. Questi servizi sono generalmente offerti per un canone mensile piuttosto che una grande somma anticipata. Tuttavia, ci sono alcuni pro e contro di cui devi essere consapevole con questo tipo di offerta per determinare se è la scelta giusta per te.

Alcuni punti da notare includono:

1. Manutenzione ridotta- Con un’offerta cloud, gli utenti finali non devono preoccuparsi della manutenzione di hardware e software poiché il fornitore di servizi è responsabile della manutenzione di software e hardware.

2. Accesso remoto – È possibile accedere alle informazioni da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento, a condizione che si disponga di una connessione Internet. Il cloud offre molta flessibilità quando si tratta di accedere ai dati da varie posizioni.

3. Gli aggiornamenti automatici vengono effettuati al software- Con un’offerta cloud la prossima volta che accedi alla tua istanza del software; il tuo software è stato aggiornato. Pertanto non ci saranno aggiornamenti o problemi dispendiosi in termini di tempo con software non aggiornati.

4. Indipendente dal dispositivo – Le offerte cloud significano che non sei vincolato a un determinato computer o rete, puoi cambiare computer e la tua applicazione cloud passerà al nuovo computer.

Suona abbastanza bene, ci sono alcuni chiari vantaggi; tuttavia ci sono anche alcuni punti che un consumatore più attento alla sicurezza sarebbe interessato a considerare.

1. Privacy e sicurezza – I dati archiviati potrebbero essere potenzialmente accessibili da utenti non autorizzati. Sebbene i fornitori di servizi di cloud computing sostengano che le loro offerte siano sicure, potrebbe essere possibile per gli hacker accedere potenzialmente ai dati finanziari e alle informazioni aziendali.

2. È necessaria una connessione Internet costante – Se sei offline non puoi accedere al cloud, il che significa che non hai accesso ai tuoi dati. Devi anche prestare attenzione alle interruzioni del servizio perché è molto probabile che non sarai in grado di accedere ai tuoi dati durante un’interruzione.

3. I dati memorizzati possono essere persi – I tuoi dati verranno archiviati fuori dal tuo controllo su server di grandi dimensioni da qualche parte nel “cloud”. Per la maggior parte delle aziende è già abbastanza difficile proteggere i dati che non lasciano il loro controllo come parte dell’attività ordinaria, ma nel cloud è necessario essere consapevoli di rinunciare a tale controllo.

3. Longevità del provider cloud – Il provider cloud sarà disponibile per tutto il tempo necessario alla tua azienda? I tuoi dati finanziari saranno archiviati e accessibili a te per tutto il tempo necessario a te e al fisco?

Scegliere il giusto software di contabilità e il servizio o l’offerta di prodotti giusti possono migliorare il flusso di cassa, portare a un migliore processo decisionale, ridurre i costi e rendere più facile identificare le opportunità di vendita e di crescita. Questo alla fine può portare più dollari nella tua attività e migliorare i tuoi profitti. Ricorda di mettere le prime cose al primo posto e inizia facendo il punto su ciò che sta succedendo oggi nella tua attività. Questa sarà una solida base per prendere una decisione informata che soddisfi le tue esigenze.

Leave a Comment

Your email address will not be published.