Etica della teleconferenza

Nel mondo di oggi, si svolgono più riunioni sotto forma di conferenza audio, video o web. Questo perché la teleconferenza è il modo più economico per comunicare con altri che possono trovarsi in luoghi diversi.

Tenere tali conferenze significa che le persone devono seguire determinate regole di etichetta per renderle un partecipante più efficace a tali riunioni. Diverse piattaforme per conferenze significano che ci sono diverse regole di etichetta che si applicano a ciascuna.

Conferenza telefonica o audioconferenza

Durante un’audioconferenza, devono essere osservate le seguenti regole di etichetta:

  1. Le presentazioni sono fondamentali. Poiché la teleconferenza avviene al telefono, tutto ciò che viene ascoltato sono suoni e i partecipanti non hanno modo di determinare chi potrebbe parlare. Prima dell’inizio della conferenza vera e propria, è necessario fare un giro di presentazioni in modo che tutti sappiano chi è presente. È inoltre necessario fare un’introduzione quando una persona parla o fa un commento in modo che tutti coloro che stanno ascoltando possano identificare l’oratore.
  2. Riduci il rumore di fondo. Quando si parla al telefono, anche il minimo suono può disturbare qualcuno che sta ascoltando. Cerca di ridurre al minimo le distrazioni. Evitare il fruscio della carta, tenere i telefoni cellulari spenti o in modalità silenziosa (non vibrare), chiudere le finestre per limitare i rumori esterni.
  3. Sii educato. Quando qualcuno sta parlando, non interromperlo. Quando è il tuo turno di parlare, non monopolizzare le luci della ribalta. Quando fai una domanda, presentati e chiedi educatamente.
  4. La gestione del tempo è fondamentale. Evita di andare fuori tema in quanto ciò può far perdere tempo prezioso. Tieni d’occhio l’orologio o l’orologio e cerca di rispettare l’agenda. Ricorda che potrebbero esserci partecipanti in fusi orari diversi.

Videoconferenza

Poiché i partecipanti alle videoconferenze possono anche vedersi, le seguenti sono regole di etichetta per le videoconferenze:

  1. Sii vestito adeguatamente. Devi indossare un abbigliamento da lavoro adeguato come puoi essere visto da tutti gli altri partecipanti.
  2. Evita di mangiare e bere. Mangiare o bere potrebbe non essere appropriato quando tutti gli altri partecipanti possono vedere cosa stai effettivamente facendo.
  3. Non distrarre gli altri. Evita di girare i pollici o di fare aeroplanini di carta. Non importa quanto tu possa essere annoiato dalla teleconferenza, tieni presente che è una riunione e tutti possono vedere cosa stai facendo. Evita di addormentarti e assicurati di fare del tuo meglio per soffocare uno sbadiglio.
  4. Sii educato. Non essere scortese e non interrompere un oratore. Ascolta e fai i tuoi commenti quando sono richiesti. Fai domande educatamente e rispondi a tutte le domande allo stesso modo. La teleconferenza è molto simile a una riunione di persona, devi essere educato.

Queste sono tutte regole di etichetta molto basilari, ma seguirle aiuterà a rendere i tuoi sforzi di teleconferenza un successo.

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