Lavorare in un ambiente interculturale sta diventando sempre più comune. Uno dei risultati di tali configurazioni è un’esperienza di maggiori difficoltà di comunicazione. Approcci diversi ad aree come la gestione, la comunicazione, il tempo, le riunioni, la risoluzione dei conflitti e la condivisione delle informazioni sono tutti culturalmente relativi. Quando le culture si uniscono e differiscono nei loro approcci, possono verificarsi malintesi. Sono questi che spesso possono portare a scarse prestazioni o morale della squadra.
Il team interculturale non è affatto un ambiente semplice. Le persone devono essere consapevoli e sensibili alle dinamiche del gruppo. Tuttavia, considera le sfide extra quando questa squadra è virtuale. Per loro stessa definizione, i team virtuali riuniscono persone di diversi fusi orari, culture, aree geografiche e mentalità, rendendo altamente improbabile che molto lavoro di squadra avvenga faccia a faccia, se non del tutto. Di conseguenza, la comunicazione assume una dimensione completamente nuova rendendola ancora più una sfida.
Per operare efficacemente ogni squadra ha bisogno di fiducia. Costruire la fiducia è fondamentale. Eppure nel team virtuale questo è molto difficile da raggiungere. Senza passare molto tempo insieme, una squadra può davvero gelificare? Alcune culture come gli Stati Uniti o la Germania possono trovarlo facile, cioè provengono da culture in cui la relazione non è cruciale. Altre culture più orientate alle relazioni, come il Medio Oriente o il Sud America, potrebbero tuttavia avere difficoltà a sentirsi totalmente a proprio agio nel lavorare con qualcuno che non conoscono a livello personale.
Le culture hanno modi diversi di comunicare; alcuni si sentono a proprio agio nell’esprimere opinioni e nel discutere le cose apertamente e direttamente; altri cercano modi più sottili per esprimersi. Alcuni potrebbero non avere problemi a sollevare argomenti delicati di fronte ad altri; molte culture non considererebbero nemmeno di farlo in un’arena aperta. Alcune culture usano molta comunicazione non primaverile come il linguaggio del corpo e il contatto visivo per trasmettere un significato; altri si affidano quasi completamente alla parola parlata. Alcune culture si sentono a proprio agio nel mettersi al lavoro, mentre altre hanno bisogno di un po’ di tempo per rendere il dialogo confortevole.
Lavorare “alla cieca”, cioè non essere in presenza reciproca, aumenta le possibilità di incomprensioni.
Gettare le complessità culturali e gestirle è due volte più problematico. I membri del team che sono più tranquilli (a causa di tendenze culturali o personali) daranno un contributo minore nelle chiamate in teleconferenza. Anche la competenza linguistica svolgerà un ruolo significativo nella capacità delle persone di contribuire. Immagina quanto sia difficile per qualcuno partecipare a una conversazione animata al telefono se si sente a disagio nell’interrompere o non parla correntemente la lingua utilizzata.
Queste sono solo alcune delle molte complessità interculturali che rendono i team virtuali molto impegnativi.
Per coloro che lavorano in un team virtuale interculturale, i seguenti dieci suggerimenti sono buone linee guida da tenere a mente per garantire che la comunicazione sia chiara:
1. Se possibile, è utile riunire fisicamente tutti i membri del team. Questo può avvenire alla nascita della squadra oa intervalli regolari.
2. Il manager o il team insieme dovrebbero stabilire regole di ingaggio di base chiare che coprano questioni quali:
un. Come devono essere strutturati gli incontri
b. Come verranno prese le decisioni
c. Come verranno utilizzate le comunicazioni scritte
d. Come devono essere elaborate o fornite le risposte
e. Come verranno risolti i conflitti
f. Se interrompere un oratore sarà accettabile
3. Gli ordini del giorno scritti per le riunioni del team sono importanti per dare una struttura.
4. Devono essere creati obiettivi chiari, di facile comprensione e comunicati frequentemente.
5. Monitorare attentamente quanto sono a proprio agio tutti i membri del team con la tecnologia utilizzata nelle riunioni virtuali o nella comunicazione. Sostieni coloro che potrebbero essere in difficoltà.
6. Sviluppare linee guida chiare per la posta elettronica in merito alla formalità e alla tempestività della risposta.
7. Richiedere feedback a tutti i partecipanti.
8. Attenzione a non interpretare sempre il silenzio come accordo o incomprensione.
9. Riunioni di follow-up con comunicazione scritta per essere sicuri che tutti capiscano.
10. Crea un’atmosfera che tolleri le differenze.