Gli ostacoli all’assertività nei team di Project Management

Dopo una serie di incidenti, la Marina degli Stati Uniti ha condotto uno studio negli anni ’90 che ha identificato le competenze chiave necessarie per addestrare gli equipaggi di volo per prevenire incidenti aerei e lavorare insieme come equipaggio. Si riferivano a queste abilità come alle sette abilità delle risorse critiche. Sono radicati nel modo in cui le persone lavorano insieme e i nostri team di project management possono trarre preziose lezioni da loro per ridurre gli errori e lavorare insieme come una squadra.

Una di queste abilità è l’assertività. L’assertività è la volontà di partecipare e di affermare una posizione ascoltando attivamente le posizioni degli altri membri del team. L’obiettivo è comunicare i problemi e determinare la migliore linea d’azione. Ad esempio, la Marina ha scoperto che i copiloti a volte non sarebbero stati assertivi e si sarebbero rivolti al Capitano quando avrebbero notato un errore o un problema. Errori ed errori peggiorano quando l’assertività è assente. Non c’è unità di intenti dopo una vera discussione e messa in onda di opinioni, ma invece un falso senso di consenso. Le idee migliori non vengono proposte e le idee peggiori restano incontrastate. L’assertività è essenziale per sviluppare un team di progetto efficace.

La Marina ha riscontrato queste barriere comuni all’assertività nei team e dobbiamo esaminarle anche nei nostri team di progetto. Sono:

· Variazione dei livelli di autorità

· Diversi livelli di esperienza

· Paura di ritorsioni

· Bassi livelli di comfort

· Mancanza di concentrazione

La variazione dei livelli di autorità significa semplicemente che più due individui sono distanti nella gerarchia organizzativa, più l’individuo di livello inferiore è riluttante ad essere assertivo. Possono assumere una prospettiva “chi sono io per sollevare questo argomento” o presumere che la persona “di rango superiore” debba sapere di cosa stanno parlando. Questo può essere particolarmente impegnativo in culture radicate in una catena di comando, come l’esercito.

La variazione dei livelli di esperienza è simile ai livelli di autorità e significa che gli individui con un livello di esperienza inferiore tenderanno a rimandare a qualcuno con un livello di esperienza più elevato.

In relazione a ciò c’è il fatto che un individuo non sarà assertivo se crede che ci sarà una sorta di ritorsione. Questo può essere radicato in questioni organizzative e culturali che scoraggiano invece di incoraggiare l’assertività. Potrebbe non esserci alcuna ritorsione formale in un’organizzazione, ma spesso ci sono sottili rappresaglie che diventano deterrenti all’assertività.

Anche i livelli di comfort giocano un ruolo nell’assertività. Gli individui tendono a non essere assertivi quando non si sentono a proprio agio con il ritmo, il livello o la complessità del lavoro. Potrebbero mettere in dubbio ciò che hanno visto, se sanno anche di cosa stanno parlando o se ne vale la pena. Un project manager o un team leader deve essere estremamente vigile nel trarre informazioni dai membri del team quando il ritmo, il livello o la complessità del lavoro sono elevati.

Infine, la mancanza di una chiara focalizzazione e missione per il team o l’organizzazione può tradursi in una mancanza di assertività. Se le persone sono concentrate e hanno deciso di raggiungere un obiettivo chiaro, saranno più inclini a essere assertivi quando osservano qualcosa che potrebbe compromettere l’obiettivo. Se è solo un “lavoro” di routine e le persone non sono chiare o insicure sulla missione sottostante, sarà meno probabile che siano assertive. Potrebbero non rendersi conto dell’impatto che il problema osservato avrà sulla missione o potrebbero non essere abbastanza interessati da fare lo sforzo di comunicarlo.

Uno sforzo proattivo e continuo è una delle chiavi per rimuovere queste barriere. L’assertività dovrebbe diventare parte della cultura della tua squadra, ma deve essere coltivata. Devi parlarne, incoraggiarlo, allenarti, attirare le persone, stabilire le aspettative, supportare le persone quando sono assertive e non consentire mai ritorsioni anche sottili. Quando un’adeguata assertività è attiva in un team di progetto, i problemi non vengono sepolti, le buone idee vengono discusse, la comunicazione viene migliorata e il team diventa più efficace nel realizzare il proprio obiettivo e la propria missione.

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