I 5 errori principali da evitare nella scelta del software di gestione della proprietà intellettuale (IP).

L’investimento effettuato nel software di gestione della proprietà intellettuale (IP) può fare miracoli nell’aiutare i dipartimenti IP ad ottenere visibilità, ridurre i costi amministrativi, migliorare la precisione e aumentare la produttività. Sfortunatamente, una percentuale significativa dei sistemi di gestione della proprietà intellettuale acquistati non viene mai completamente implementata o non fornisce l’utilità sperata dal cliente.

Ecco i cinque errori più comuni commessi quando si seleziona il software di gestione della proprietà intellettuale:

Errore n. 5: non sapere di cosa hai veramente bisogno nel software di gestione IP

Prima di tuffarti nella scelta di una soluzione, prenditi del tempo per capire di cosa hai veramente bisogno. Per cominciare, determina se hai bisogno di un software di gestione delle risorse della proprietà intellettuale completamente integrato, un software di registrazione dei brevetti o un software di gestione della questione della proprietà intellettuale.

Spesso, questo dipende dai problemi che stai cercando di risolvere o dalle opportunità che stai cercando di cogliere, nonché dalle dimensioni e dalla struttura del tuo dipartimento. Ad esempio, se non si depositano molte domande di brevetto o marchi, è necessario prima organizzare i dati in un repository centralizzato. Il tuo team principale dovrebbe essere in grado di accedere e generare rapporti da loro.

Se il tuo portafoglio IP sta diventando abbastanza grande da poter essere gestito e ritieni che fornire accesso alla comunità degli inventori e agli studi legali possa ridurre i costi amministrativi, dovresti prendere in considerazione un solido sistema di gestione della proprietà intellettuale. Questo tipo di sistema ti consentirà di snellire i tuoi processi e migliorare la produttività a un costo inferiore e con meno risorse.

Prima di tuffarti nel processo di selezione, chiediti “Quali sono le nostre prime cinque esigenze?” Se queste esigenze chiave non vengono identificate, potrebbe essere difficile distinguere tra i fornitori. Molti fornitori affermano di fare molte cose. I punti di forza del venditore devono corrispondere alle esigenze chiave dell’azienda.

Errore n. 4: non riconoscere l’unicità della tua attività

Ogni dipartimento IP è unico. Senza funzionalità di configurazione all’interno del software, si è più soggetti a errori durante l’implementazione del software.

Sebbene le tariffe iniziali di licenza e manutenzione a volte possano sembrare inferiori, queste soluzioni hardcoded spesso comporteranno un aumento dei costi a causa di ampi requisiti di personalizzazione, aggiornamenti, manutenzione continua e tempi di implementazione del sistema più lunghi. In sostanza, potresti finire per ridurre e ritardare il tuo ritorno sull’investimento complessivo.

Evita di scegliere un software che limiti le capacità del tuo team e la crescita del tuo dipartimento. Il tuo software dovrebbe migliorare la tua attività, non ostacolarla.

Scegliendo una soluzione software di gestione della proprietà intellettuale in grado di adattarsi ai processi aziendali, otterrai una migliore accettazione da parte degli utenti, una maggiore efficienza, costi ridotti e un ROI più rapido.

Errore n. 3: non includere gli utenti chiave nel processo di selezione

Sorprendentemente, molti dipartimenti di IP selezionano ancora i sistemi informatici senza sollecitare input significativi da parte degli utenti chiave. All’inizio del tuo progetto di selezione, forma un team di selezione con i rappresentanti di tutti i team interessati come brevetti, marchi, documenti, licenze, conformità e fatturazione. La partecipazione attiva delle principali parti interessate non solo aiuterà a garantire che tutte le basi siano coperte, ma si tradurrà anche in una decisione migliore e in un minor numero di reclami dopo l’attuazione.

Se possibile, dovresti includere anche un rappresentante del tuo reparto IT. Il collegamento IT può aiutarti a identificare eventuali problemi relativi all’implementazione, alla migrazione dei dati, all’integrazione e alla sicurezza.

Errore n. 2: valutare troppi fornitori:

Evita i fornitori che offrono un accordo “troppo bello per essere vero”. Potresti ritrovarti a perdere gli strumenti essenziali di cui hai bisogno per condurre la tua attività dopo l’implementazione. Alcuni di questi sistemi di contrattazione fornire anche soluzioni molto rigide, rendendo difficile per voi soddisfare le esigenze uniche dei vostri inventori, comitati di brevetti e studi legali. Inoltre, potrebbe essere necessario reinvestire denaro aggiuntivo per aggiornare o, in alcuni casi, sostituire il sistema in un secondo momento, riducendo o eliminando tutti insieme eventuali risparmi che potresti aver sperimentato in origine.

Scegli non più di quattro fornitori all’inizio della ricerca. Se ne vengono scelti più di quattro, spesso diventa difficile ricordare chi fa cosa. Se nessuno dei primi fornitori soddisferà l’80 percento dei bisogni chiave, ignorali e inizia a indagare su molti altri.

Errore n. 1: non investire nel software di gestione della proprietà intellettuale a lungo termine

Quando scegli un software di gestione della proprietà intellettuale, sii realistico riguardo alle tue aspettative e alla percezione dei costi. Stai facendo un investimento per migliorare o potenziare i tuoi processi. Quindi, mentre i soldi spesi sono importanti, la chiave è scegliere il giusto software di gestione della proprietà intellettuale. Scegli il partner giusto che ti fornirà un’implementazione rapida ed efficace, un ROI (Return On Investment) elevato e un TCO (Total Cost of Ownership) basso dopo l’implementazione.

Usa il tuo intuito e il buon senso degli affari quando confronti i costi dei fornitori. Cerca applicazioni che supportino la tua capacità di raggiungere gli obiettivi strategici primari a lungo termine del tuo dipartimento e lavori entro il tuo budget. Decisioni affrettate a favore del fornitore o della soluzione del software di gestione IP più economico ora possono lasciarti afflitto in seguito da costi nascosti e ritardare o eliminare qualsiasi ROI per la tua attività.

Diversi dipartimenti legali progressisti hanno realizzato processi migliori e più prevedibili, una maggiore produttività e un migliore controllo sugli studi legali con il software di gestione della proprietà intellettuale di Lecorpio. La soluzione di gestione delle risorse IP di Lecorpio include la gestione della divulgazione delle invenzioni, la gestione dei brevetti (incluso il docketing), la gestione dei marchi, la gestione dei domini, la gestione dell’open source, la gestione delle licenze, la gestione dei contratti, la gestione degli standard, la gestione delle transazioni IP e la gestione della spesa.

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