La natura dei sistemi contabili

Un sistema contabile è un processo mediante il quale un determinato output viene prodotto da un dato input. In un sistema di contabilità delle informazioni, i dati vengono elaborati per fornire informazioni. I dati sono una raccolta di fatti non elaborati, mentre le informazioni sono dati o fatti che sono stati elaborati in una forma significativa.

Nel normale corso degli eventi, un’impresa commerciale effettuerà un’ampia varietà di transazioni. I dettagli di una particolare transazione sono indicati come dati di transazione. Il termine dati di transazione si riferisce quindi ai fatti che descrivono completamente una determinata transazione.

Lo scopo di un sistema contabile è registrare i dati delle transazioni e quindi elaborare questi dati per fornire informazioni che vengono infine raccolte nei rapporti finanziari e gestionali dell’impresa. Ci sono due fasi nello sviluppo di un sistema contabile, vale a dire l’analisi dei sistemi e la progettazione del sistema.

Un buon sistema contabile deve soddisfare almeno i seguenti requisiti fondamentali. Il sistema deve fornire ai decisori informazioni tempestive e accurate relative alle responsabilità e ai requisiti; le misure di controllo interno devono essere adeguate a garantire la protezione del patrimonio e la fornitura di informazioni affidabili e il sistema deve essere sufficientemente flessibile per accogliere le variazioni del volume delle attività e delle modalità operative senza richiedere modifiche drastiche.

Un’approfondita conoscenza dell’attività dell’impresa e dei suoi adempimenti informativi e di controllo è un prerequisito essenziale per lo sviluppo di un sistema contabile efficace che soddisfi i criteri necessari. La procedura di rilevazione delle attività dell’impresa e dei requisiti di informazione e controllo è nota come analisi di sistema.

Nel processo di progettazione del sistema, il sistema è progettato per essere conforme alle specifiche determinate dall’analisi dei sistemi. Le transazioni iniziali vengono registrate nei documenti di origine e nei giornali di registrazione e infine vengono classificate e archiviate nei conti contabili. Le informazioni elaborate vengono estratte dai conti contabili per la redazione dei report finanziari. La progettazione di qualsiasi sistema contabile all’interno di questo quadro comprende, la pianificazione delle procedure in base alle quali il sistema funzionerà, la progettazione dei documenti di origine, le riviste, i conti contabili e le relazioni finali e, infine, la progettazione delle necessarie misure di controllo interno.

Dal punto di vista dell’informazione gestionale è importante che le esigenze informative di un utente siano determinate e che la relazione contabile soddisfi tali esigenze. Il rapido sviluppo nel campo della contabilità informatica ha portato all’efficacia del processo contabile, consentendo un output più utilizzabile, più accurato e più tempestivo dei dati contabili. L’efficienza aumenta all’aumentare del valore del sistema in relazione al costo dello stesso. I sistemi informatici hanno reso il lavoro dei contabili nella progettazione del processo contabile molto più semplice rispetto ai sistemi manuali dei tempi passati.

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