Le 5 P della progettazione e sviluppo del team per i manager

I team sono un utile strumento aziendale per il miglioramento dei processi e della qualità, che può portare a una maggiore soddisfazione del cliente o alla riduzione dei costi. Molti manager riconoscono i vantaggi che i team possono apportare, ma non considerano adeguatamente ciò che serve per far funzionare un team nella direzione desiderata dal management. Quando si formano i team, il manager dovrebbe considerare lo scopo, la partecipazione e il posizionamento dei membri, nonché i processi e i piani del team. Con le 5 P di scopo, partecipazione, posizionamento, processo e piano, il management può progettare meglio i team e determinare le esigenze di sviluppo.

Scopo – Il team capirà chiaramente perché esiste, cosa deve fare e come saprà di avere successo? Il team e la direzione devono concordare uno scopo scritto o una dichiarazione di intenti in modo che stiano lavorando insieme in una direzione comune verso soluzioni che soddisfino il loro scopo generale. Gli obiettivi del team e le scadenze di gestione dovrebbero essere in linea con il loro scopo generale e serviranno a guidare le prestazioni e ad aiutarli ad affrontare le sfide.

Partecipazione – Chi sarebbero le persone migliori da includere nella squadra e quanto dovrebbe essere grande il gruppo per raggiungere il suo scopo? La direzione deve considerare le competenze necessarie, le attitudini professionali e le conoscenze di processo quando seleziona i membri del team. Inoltre, per l’appartenenza alla formazione del team o al crescere delle esigenze del personale, cercare un equilibrio tra i tipi di personalità sia per il compito che per l’attenzione alle persone da includere in modo che le soluzioni che il team potrebbe progettare sarà più diversificato e innovativo per raggiungere lo scopo del team e richiesto opera.

Posizionamento – Dove si troveranno fisicamente i membri del team e con quale frequenza il team dovrebbe pianificare le riunioni? Se il team deve essere un gruppo di lavoro intatto, ciò potrebbe semplificare alcune cose, ma il gruppo avrà bisogno di una sala riunioni per la risoluzione di problemi complessi. Se il team è distribuito su più siti, i manager dovranno considerare i costi e i possibili problemi che il team potrebbe avere a causa della cultura o delle differenze di tempo, quindi determinare se è necessario viaggiare per alcune riunioni o se è necessaria un’attrezzatura speciale affinché i membri si incontrino regolarmente via telefono o on-line.

Processi – Come farà la squadra ad arrivare dove deve andare per raggiungere il suo scopo? I membri dovrebbero sviluppare e concordare le loro regole di base, eventuali vincoli che la direzione può imporre in relazione all’autorità decisionale o ai confini funzionali. La formazione iniziale del team dovrebbe includere la gestione delle riunioni con un’agenda della riunione suggerita e formati di registrazione, comunicazione interpersonale, risoluzione dei problemi e, se pertinente per il lavoro del team, includere la mappatura dei processi.

Piano – Il team riconoscerà quando il suo progetto o incarico sarà completo e saprà di cosa ha bisogno per portare a termine i suoi compiti? Se gli obiettivi sono specifici per il loro scopo e il team concorda che si tratta di obiettivi rilevanti e realizzabili, allora il team deve concordare una sequenza temporale per gli obiettivi e un modo per misurare come stanno andando verso gli obiettivi. Non solo il team e la sua direzione dovrebbero definire le scadenze di lavoro e le pietre miliari previste nei suoi obiettivi e programmi, ma dovrebbe anche includere la formazione necessaria per acquisire capacità di cooperazione e attività correlate.

Considerando le 5 P di scopo, partecipazione, posizionamento, processo e piano, il management può progettare team migliori e pianificare di conseguenza le loro esigenze di sviluppo. Riconoscere i vantaggi che i team possono apportare a un’azienda o a un’organizzazione è positivo, ma i team sono efficaci solo quando la direzione comprende cosa potrebbe essere necessario per far muovere i propri team nella direzione desiderata. I team ben progettati e sviluppati diventano utili per il processo e il miglioramento della qualità solo quando i manager considerano la selezione dei membri per la migliore partecipazione e il posizionamento preferito insieme allo scopo, al processo e al piano del team.

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