L’importanza di una comunicazione efficace per il successo di qualsiasi organizzazione

La comunicazione è la “sangue vitale” di ogni organizzazione. Le persone nelle organizzazioni in genere trascorrono oltre il 75% del loro tempo in una situazione interpersonale; quindi non sorprende scoprire che alla radice di un gran numero di problemi organizzativi c’è una scarsa comunicazione.

Un’organizzazione è un gruppo di persone. Possono essere associati per diversi motivi come per affari, potere politico, associazione professionale, pratica e affiliazione religiosa, squadra o associazione atletica, scopi sociali o di altro tipo.

Il fattore che accomuna queste attività è che tutte richiedono agli esseri umani di interagire e reagire, cioè di comunicare.

In queste diverse organizzazioni, le persone comunicano in un numero altrettanto ampio e vario di modi. Possono comunicare per scambiare informazioni (internamente con i dipendenti ed esternamente con i clienti, gli azionisti e la società in generale. Le organizzazioni in genere generano e condividono idee o piani. Potrebbero aver bisogno di ordinare forniture, contattare e negoziare con i clienti, prendere decisioni politiche interne o ideare e pubblicare i loro termini e condizioni di fare affari. Le organizzazioni di solito hanno bisogno di ideare e pubblicare regole e procedure; sviluppare proposte, scrivere ed emettere contratti e accordi. Tutti questi elementi sono sfaccettature del caleidoscopio della comunicazione nella vita organizzativa.

Una comunicazione efficace, quindi, è una componente essenziale del successo organizzativo sia a livello interpersonale, organizzativo o esterno.

È più facile capire la comunicazione, se la vediamo come un processo personale che coinvolge il trasferimento e la ricezione di informazioni. La comunicazione è qualcosa che le persone ‘fanno’ ed è intimamente associata alle relazioni tra le persone. È almeno un processo bidirezionale, consistente sia nel trasferimento di informazioni che nella comprensione di quella comunicazione.

Aggiungendo le ulteriori complessità delle diverse divisioni all’interno delle organizzazioni che devono comunicare tra loro e le varie modalità e media che possono essere coinvolti, significa che essere in grado di comunicare in modo efficace diventa un elemento gravoso, ma vitale per il successo di qualsiasi azienda.

L’importanza ei vantaggi di una comunicazione efficace

La comunicazione è la “sangue vitale” di ogni organizzazione. Un mezzo vitale per occuparsi delle preoccupazioni dell’azienda è attraverso un’efficace comunicazione interna – verso il basso, verso l’alto e orizzontale.

La comunicazione è il mezzo attraverso il quale un’organizzazione raggiunge i suoi obiettivi-

– Porta a una maggiore efficacia

– Mantiene le persone nella foto.

– Coinvolge le persone nell’organizzazione

– aumenta la motivazione a fare bene;

– aumenta l’impegno per l’organizzazione.

– Migliora le relazioni e la comprensione tra:

– capo e subordinati e colleghi

– persone all’interno e all’esterno dell’organizzazione

– Aiuta le persone a capire il bisogno di cambiamento

– Aiuta i leader a capire come dovrebbero gestire il cambiamento

– Riduce la resistenza al cambiamento.

Un altro modo di considerare la comunicazione è come “un processo interpersonale di invio e ricezione di simboli con significati ad essi collegati”. Queste parole-simboli ci aiutano a comprendere e ad ancorare una comprensione comune attorno a un’idea complessa – ad esempio abbiamo una comprensione comune dell’idea di un animale a quattro zampe che corre veloce usando la parola-simbolo “cavallo”. (Anche se avremmo potuto usare la parola-simbolo “ghepardo” per esprimere un’altra idea complessa di animale a quattro zampe ecc. ecc.) Quindi, una misura dell’efficace gestione della comunicazione interpersonale è che le informazioni vengono trasmesse e le relazioni possono essere sviluppate e costruito.

Abbiamo, quindi, il benefico risultato di poter scambiare informazioni su idee e temi complessi; condividere la comprensione tra le persone – che insieme facilita la nostra capacità, come animali sociali, di apprendere e progredire (che ha portato alla nostra attuale superiorità sugli altri animali e al dominio evolutivo).

Una comunicazione efficace è quindi fondamentale per il successo di un’organizzazione perché –

1. Le organizzazioni stanno diventando sempre più complesse sia nella struttura che nella tecnologia.

2. Le condizioni economiche e di mercato impongono maggiore efficienza e qualità al minimo costo

3. Sempre più legislazione significa che i leader ei team esecutivi si impegnano a interpretare e comunicare questi cambiamenti nelle politiche – nel contesto delle proprie organizzazioni.

4. Le persone ora hanno aspettative molto più elevate su ciò che si aspettano dal proprio lavoro; non solo un salario soddisfacente, ma aumentando il “significato” e la soddisfazione personale da ciò che fanno.

5. Le organizzazioni stanno diventando sempre più dipendenti dai canali di comunicazione orizzontali così come attraverso culture, continenti, fusi orari, genere e affiliazione religiosa.

Con una tale matrice di maggiore complessità, le informazioni devono fluire rapidamente tra gli specialisti e coloro che hanno bisogno di sapere, piuttosto che risalire e tornare indietro nella gerarchia, con il suo inevitabile ritardo e distorsione del messaggio.

Quindi, quando osserviamo i cambiamenti che stanno avvenendo nelle organizzazioni oggi, è chiaro che per essere efficaci, manager e leader richiedono prestazioni comunicative ai livelli di competenza più elevati.

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