Riflettori puntati sulla produttività: come superare il sovraccarico della posta elettronica

Ti sei mai sentito sopraffatto dalla posta elettronica? Hai mai passato più della tua giornata a guadare la posta elettronica che a gestire il tuo lavoro? Stai cercando modi per dedicare meno tempo a creare, gestire e rispondere ai messaggi? Scopri come superare il sovraccarico della posta elettronica ed essere più produttivo scrivendo messaggi di posta elettronica più efficaci e riducendo il volume della posta elettronica.

Scrivi messaggi di posta elettronica efficaci

Inizia a migliorare l’efficacia della tua posta elettronica creando e formattando contenuti facili da seguire e utilizzando risposte pre-scritte.

Crea contenuto chiaro

Considera queste strategie per aggiornare le tue comunicazioni con messaggi di posta elettronica comprensibili:

  • Aiuta gli altri a stabilire la priorità su come agire sulla tua e-mail includendo una riga dell’oggetto chiara e specifica e ripetendo le informazioni importanti sull’oggetto nel corpo del messaggio.
  • Definisci le tue aspettative nel corpo del messaggio. Vuoi che i tuoi destinatari agiscano, rispondano, leggano o l’e-mail è solo FYI?
  • Includere un solo argomento per messaggio. Se ciò non è possibile, descrivi e numera più argomenti come in 5 elementi da aggiungere all’ordine del giorno della riunione del mercoledì.
  • Quando digiti gli indirizzi per il tuo messaggio, controlla chi sta ricevendo la tua e-mail. Molti programmi tentano di compilare automaticamente un indirizzo e-mail che potrebbe non essere il destinatario previsto.
  • Fai attenzione al tuo tono e alla tua lingua. Come con qualsiasi altra comunicazione, abbina il messaggio al tuo pubblico. A meno che il lettore non capisca il tuo secco senso dell’umorismo, ad esempio, potrebbe essere confuso o offeso piuttosto che divertito.
  • Potrebbe essere allettante usare acronimi nel mondo di Blackberry e IM (messaggistica istantanea), ma utilizzare solo abbreviazioni estremamente comuni, come FYI o ASAP, a meno che tu non sia assolutamente certo che l’individuo che riceve la tua e-mail sappia cosa significano .
  • Identificati chiaramente con estranei all’interno del tuo messaggio e nella firma del messaggio.

Formatta messaggi di posta elettronica leggibili

Semplifica i messaggi di posta elettronica che invii con una formattazione pulita e di facile lettura:

  • Arriva al punto. Riduci i paragrafi a non più di cinque o sei righe per ridurre la lettura.
  • Limita il testo dell’e-mail a una singola pagina stampata. Se hai più testo, riduci il messaggio o considera di allegare un documento Word. Elimina le risposte precedenti che non sono più rilevanti per lo scambio corrente.
  • Usa caratteri di dimensioni comprese tra 10 e 12 punti, ad eccezione dei titoli, e scegli uno stile di carattere facile da leggere. Applicare i colori con parsimonia.
  • Aggiungi righe vuote e spazi bianchi per separare paragrafi e aree di dettaglio.
  • Esegui il controllo ortografico e rileggi i messaggi un’ultima volta per chiarezza e grammatica prima di fare clic su Invia.

Usa le risposte prescritte

Se invii più e più volte alcuni messaggi di base, come una risposta a una richiesta di informazioni sul prodotto, considera la possibilità di salvare quelle risposte come firme che possono essere inserite nell’e-mail in modo da non doverle riscrivere. Per la maggior parte dei messaggi, crea una firma predefinita che includa il tuo nome completo, posizione o titolo, telefono, sito Web e altre informazioni di contatto.

Riduci il volume della posta elettronica

Alcuni dei modi migliori per ridurre la quantità di e-mail che ricevi è gestire il numero di messaggi che invii, ridurre le risposte di follow-up non necessarie e determinare quando la comunicazione da persona a persona è una scelta migliore.

Riduci il numero di messaggi che invii

Prima di scrivere la tua prossima e-mail, cerca di ridurre attivamente la quantità di e-mail che invii:

  • Leggi tutte le risposte su un argomento prima di rispondere al messaggio originale. Resisti al coinvolgimento in thread di posta elettronica che non influiscono sui tuoi obiettivi.
  • Non inviare e scoraggiare il tuo personale dall’inviare messaggi “chime-in” che sono semplicemente risposte irrilevanti come “Grazie” e “Prego”. Non rispondere alla posta indesiderata.
  • Evita Rispondi a tutti a meno che tutti i destinatari non abbiano bisogno di vedere la tua risposta. Altrimenti stai contribuendo alla loro cucciolata di posta elettronica.
  • Utilizzare la riga Cc (copia carbone) solo quando l’argomento influisce sul lavoro del destinatario. Anche se può sembrare più facile inviare un messaggio a tutti in un dipartimento o nella tua organizzazione, prima chiediti: “Chi deve saperlo? Perché?” La maggior parte delle persone che ottengono una copia carbone presume che ci sia qualcosa che dovrebbero fare.
  • Utilizzare Ccn (copia per conoscenza nascosta) per nascondere elenchi di distribuzione di grandi dimensioni o per nascondere i nomi di destinatari selezionati. Tutti i destinatari possono rispondere a un messaggio, ma le risposte non verranno ricevute da nessuno nell’elenco Ccn, il che riduce la quantità di e-mail che ricevono.

Elimina il disordine nella tua e-mail

Oltre ad avviare un minor numero di messaggi di posta elettronica, cerca altri modi per ridurre i messaggi nella Posta in arrivo:

  • Pubblica le informazioni richieste di frequente sul sito Web della tua azienda e assicurati che il sito Web venga aggiornato rapidamente quando si verificano modifiche.
  • Quando invii messaggi informativi che non richiedono feedback, scoraggia le risposte non necessarie utilizzando un linguaggio formale e inizia e termina i messaggi con Nessuna risposta necessaria o Solo FYI.
  • Annulla l’iscrizione alle newsletter elettroniche che non leggi e sposti gli altri dalla tua Posta in arrivo in cartelle per la lettura durante i viaggi o altri periodi di inattività. Non annullare l’iscrizione a invii che non hai mai avviato o potresti aprire ulteriormente il flusso di posta indesiderata.
  • Se è un’opzione disponibile, imposta un messaggio fuori sede che risponda ai messaggi in arrivo quando non sei disponibile per rispondere alla tua posta elettronica. Indica chiaramente il tuo tempo di risposta, quando tornerai e chi può essere contattato durante la tua assenza.

Scegli Voce invece di e-mail

Ci sono spesso momenti in cui le conversazioni telefoniche o faccia a faccia sono una scelta migliore rispetto alla posta elettronica. Rispondi al telefono o fissa un incontro quando:

  • Costruire un rapporto è fondamentale.
  • L’argomento è emotivamente carico.
  • Ci sono molti problemi intrecciati da risolvere o c’è bisogno di lunghe discussioni interattive.

L’implementazione di queste strategie per superare il sovraccarico della posta elettronica può aiutarti a diventare più produttivo e liberarti dalla posta in arrivo.

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