I ritiri aziendali o fuori sede offrono l’opportunità di creare team, pianificare, riflettere e definire strategie. Possono suscitare la risposta “Oh, no! Non un’altra perdita di tempo!” a “Wow! Non vedo l’ora.”. Questo articolo espone sei principi di progettazione per far sì che il tuo prossimo ritiro aziendale abbia colpito nel segno.
1. Sii strategico su ciò che vuoi realizzare:
Una delle insidie comuni per i ritiri aziendali è che vengono fissati troppi o troppo pochi obiettivi. Sii strategico su ciò che vuoi ottenere.
Chiediti: cosa vuoi ottenere durante il ritiro? A seguito del ritiro? Cosa vuoi che il personale porti via? Quali sono le tue maggiori priorità? Quale base vuoi creare per il team del personale?
Sii il più specifico possibile, rendendo i tuoi obiettivi misurabili. Come dice il vecchio adagio, “Ciò che non viene misurato, non viene fatto”.
2. Coinvolgi i dipendenti nella progettazione di un ritiro:
Molte volte i ritiri falliscono perché i dipendenti non sono coinvolti nella progettazione del ritiro. Cosa vorrebbero i dipendenti vedere coperto?. Trova un equilibrio tra gli obiettivi aziendali e ciò che i dipendenti vogliono davvero coprire. È un mix 80/20? Un mix 50/50?
Il facilitatore del ritiro può interrogare i dipendenti per valutare cosa vorrebbe includere e per raccogliere le loro aspettative sul processo e sui risultati del ritiro. Questo può essere fatto durante le riunioni del personale, se i team sono abbastanza piccoli attraverso discussioni individuali o tramite un’e-mail o uno strumento di indagine basato sul Web.
3. Meno è meglio – Assicurati di pianificare abbastanza tempo:
Una trappola comune con il design del ritiro è che tutto tende a essere gettato dentro. Nel tuo lavoro di progettazione, assicurati che tutte le parti interessate siano chiare su ciò che deve veramente essere coperto rispetto a ciò che vorrebbero coprire. Può essere utile classificare i possibili argomenti in Cosa è essenziale, Cosa sarebbe bello e Cosa può aspettare in un altro momento o forum.
Meno è veramente di più in termini di impatto. Concedi tempo sufficiente durante il ritiro affinché i partecipanti discutano gli argomenti rilevanti e riflettano. È anche importante lasciare il tempo ai partecipanti per creare un piano d’azione, collegando le discussioni del ritiro al posto di lavoro. Se non tutti i tuoi argomenti possono rientrare nel ritiro che hai programmato, considera l’aggiunta di un giorno aggiuntivo al ritiro o la pianificazione di un altro fuori sede nel corso dell’anno.
4. Scegli saggiamente un facilitatore
Chi faciliterà il tuo ritiro? Un facilitatore esterno porta i benefici della neutralità e della completa concentrazione e dedizione durante tutto il processo di ritiro. Quando esamini l’opzione del facilitatore esterno, scegli un facilitatore che si impegni a collaborare con la tua organizzazione a lungo termine, almeno per diversi processi di ritiro. Ciò favorirà una maggiore fiducia nella tua squadra, consentendo ai successivi ritiri di iniziare da un livello superiore. Il facilitatore esterno svilupperà anche un migliore senso delle priorità, della cultura e della visione aziendale con il tempo. Quando utilizzi un nuovo facilitatore esterno, assicurati di dedicare tempo sufficiente al briefing, comprese le discussioni sulle aspettative, i risultati e la tua esperienza passata con i ritiri: cosa ha funzionato e cosa no.
Dato che le priorità aziendali possono cambiare nel tempo, assicurati di lasciare tempo sufficiente per la pianificazione e che il facilitatore possa adattare il programma per soddisfare le esigenze in rapida evoluzione. Per garantire il successo con un facilitatore esterno, crea un team di pianificazione del ritiro interno che possa fungere da collegamento durante l’intero processo, assicurando un adattamento senza soluzione di continuità.
Anche i leader interni dei ritiri svolgono un ruolo importante all’interno del processo di ritiro e portano conoscenze “interne” su ciò che l’organizzazione è, la cultura e le priorità. Se viene utilizzato un leader del ritiro interno, assicurati che disponga di autorità e portata sufficienti per svolgere il proprio ruolo. Potresti anche prendere in considerazione l’abbinamento di un facilitatore interno con un facilitatore esterno.
5. Rendilo regolare!
Per ottenere la stessa “trazione” che hai in ritiro, fai dei ritiri regolari e non solo una volta all’anno. Pianifica da metà a giorni interi fuori dall’ufficio più volte all’anno per i dipartimenti e, se possibile, per l’intera organizzazione. I ritiri virtuali possono anche essere utilizzati per fornire processi di mini-ritiro durante tutto l’anno, senza la spesa aggiuntiva di tempo e denaro per un’altra sede.
6. Seguito:
Crea il collegamento di apprendimento per tornare in ufficio – Molte volte l’apprendimento viene lasciato nel luogo del ritiro e purtroppo non viene trasferito di nuovo in ufficio. Durante il processo di ritiro, chiediti: cosa possiamo fare per riportare questo apprendimento in ufficio? Quali sistemi abbiamo già in atto che possono essere sfruttati per discutere il nostro apprendimento in ritiro? Quali sistemi dobbiamo creare?
Per rafforzare il legame di apprendimento con l’ufficio, programmare il tempo durante il ritiro per creare piani d’azione, a livello individuale, di gruppo, di reparto e/o aziendale. I piani d’azione dovrebbero identificare i tempi, le risorse necessarie, chi è responsabile. I piani d’azione dovrebbero essere il più specifici possibile. I piani d’azione devono essere seguiti, nell’ambito di riunioni regolari del team, attraverso incontri individuali con i manager o attraverso altri sistemi interni.
Per mantenere vivo l’apprendimento, considera di tenere sessioni di coaching di gruppo o di gruppo dopo il ritiro con squadre più piccole o singoli dipendenti. Le sessioni mensili o bimestrali possono supportare il trasferimento dell’apprendimento sul posto di lavoro.
Con questi sei principi di progettazione in mente, il tuo prossimo ritiro dovrebbe essere significativo, coinvolgente e sostenibile, lasciando i tuoi dipendenti a chiedere “Quando lo faremo di nuovo?”.
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