Software per buste paga o servizio buste paga – Sei considerazioni importanti per scegliere la migliore opzione buste paga

1. Costo: all’aumentare del numero di dipendenti, aumentano anche le spese di manodopera. Molte persone iniziano la loro attività utilizzando un servizio di buste paga, ma man mano che l’attività aumenta, si rendono conto che le spese crescono fuori mano. Una volta che il costo dell’utilizzo di un servizio di buste paga inizia a superare la convenienza, potresti essere pronto per portare l’elaborazione delle buste paga internamente e utilizzare il software per buste paga.

2. Personale: indipendentemente dal fatto che utilizzi un servizio di gestione stipendi o un software di gestione stipendi, avrai bisogno di qualcuno che gestisca il processo. Funzioni come la raccolta dei dati sulle retribuzioni dei dipendenti e la modifica delle informazioni sui dipendenti dovranno essere inserite manualmente in un sistema software di gestione stipendi o consegnate a un servizio di gestione stipendi.

3. Dichiarazione delle tasse: Probabilmente il più grande vantaggio dell’elaborazione delle buste paga con un servizio è la loro garanzia che archivieranno le tue tasse in modo tempestivo. Tuttavia, i fornitori di software per buste paga attualmente offrono la dichiarazione dei redditi online o le opzioni complete per l’adempimento della dichiarazione dei redditi. Queste opzioni rendono molto più semplici le procedure di dichiarazione dei redditi federali e statali.

4. Controllo: alcune aziende hanno bisogno o desiderano uno stretto controllo sulle proprie buste paga. Alcuni motivi includono il fatto di avere un gran numero di dipendenti o la necessità di tenere traccia dei dati da parte di diversi reparti. Le aziende che necessitano del controllo delle proprie buste paga sono più adatte, nella maggior parte dei casi, a elaborare internamente le buste paga utilizzando un software per buste paga perché spesso un servizio di buste paga non può fornire la flessibilità di cui hanno bisogno. Con il software di gestione stipendi interno, le modifiche possono essere apportate istantaneamente e non è necessario attendere che qualcun altro le apporti.

5. Sicurezza: ovviamente i dati di pagamento sono sensibili e dovrebbero essere protetti. Con il software di gestione stipendi interno, assicurati che il sistema offra strumenti di sicurezza in modo che solo i dipendenti autorizzati possano vedere determinate schermate o dati. Un sistema con sicurezza a livello di menu è utile in modo che alcuni utenti possano vedere solo le schermate a cui si concede loro l’accesso all’interno del sistema. Con un servizio paghe, se stai inserendo dati online, assicurati che il tuo servizio offra misure di sicurezza in modo che i tuoi dati non possano essere acquisiti da qualcun altro.

6. Reporting: ogni azienda ha un diverso insieme di esigenze di reporting sulle buste paga. Forse vuoi conoscere le spese di manodopera per dipartimento o le spese per una sola o una combinazione delle tue sedi. In genere, c’è una maggiore flessibilità nella creazione di report quando si utilizza un programma interno con funzionalità di modifica dei report. Se stai utilizzando un servizio, assicurati che il tuo fornitore di servizi possa fornirti i dati di cui hai bisogno, quando ne hai bisogno.

Esistono variazioni nell’offerta di prodotti tra i fornitori di software per le buste paga e tra i fornitori di servizi per le buste paga. Indipendentemente dalla tua scelta, assicurati di considerare tutto quanto sopra in modo che il tuo libro paga funzioni senza intoppi.

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