Suggerimenti per la gestione della proprietà commerciale per le agenzie immobiliari professionali

Quando si tratta di gestire una proprietà commerciale oggi, i controlli e l’efficienza ti aiuteranno a fornire un servizio professionale ai tuoi clienti. In particolare, tutti i tuoi sistemi dovrebbero essere ben documentati e pertinenti a ciascun tipo di proprietà.

Ciò suggerisce quindi che liste di controllo particolari si applicheranno a immobili a uso ufficio, proprietà al dettaglio e proprietà industriale. Le liste di controllo saranno anche diverse quando si tratta di leasing rispetto alla gestione della proprietà.

Ecco alcuni suggerimenti per aiutarti a stabilire un solido processo di controllo come parte dei servizi di gestione della proprietà della tua agenzia.

  1. La documentazione del contratto di locazione dovrebbe sempre essere verificata quando si tratta di rilevare una nuova gestione della proprietà. In molti casi vi accorgerete che parte della documentazione è carente sotto qualche aspetto o che non sono state adottate date critiche. Se qualcuno ti fornisce un programma di locazione come parte della consegna della proprietà, assicurati che il programma sia completamente confrontato con la documentazione di locazione esistente. Dovresti anche capire che i documenti di locazione non sono gli unici documenti relativi all’occupazione. Puoi e di solito troverai documenti speciali relativi all’occupazione con licenza, e che normalmente includerebbero parcheggio auto, segnaletica, deposito e aree ad uso speciale. Questi documenti possono essere separati dalla documentazione del contratto di locazione.
  2. Controllare gli arretrati nella proprietà come parte del processo di consegna. Eventuali arretrati esistenti dovranno essere quantificati per qualsiasi azione eventualmente necessaria. Richiedere copia di tutta la documentazione e delle lettere relative al perseguimento degli arretrati. Se sono stati stipulati accordi speciali con arretrati esistenti, sarà necessaria una copia della documentazione.
  3. Conosci gli inquilini e la proprietà il prima possibile. Quando si tratta di cambiare gestori di proprietà, gli inquilini possono essere piuttosto sensibili alle nuove disposizioni e alle nuove persone. Presentati personalmente agli inquilini in un giorno della consegna della proprietà.
  4. Comprendere ciò che il proprietario richiede per la segnalazione e le approvazioni. Ogni padrone di casa sarà unico e diverso quando si tratta del processo di comunicazione e segnalazione. Alcuni proprietari avranno requisiti speciali di flusso di cassa e le relazioni per comprovare il flusso di cassa. Nelle proprietà complesse con più inquilini, questa può diventare una vera sfida. Assicurati che il gestore della struttura prescelto abbia l’esperienza per soddisfare le richieste del proprietario.
  5. Parla con gli addetti alla manutenzione coinvolti con la proprietà il prima possibile. Ti diranno molto sulla proprietà oggi e sui potenziali guasti di manutenzione in futuro. Queste informazioni ti aiuteranno a pianificare il flusso di cassa e le spese nei prossimi anni. Chiedere agli addetti alla manutenzione i fattori specifici di impianti e attrezzature che sono critici per le prestazioni dell’immobile. Qualsiasi impianto e attrezzatura più vecchi dovrebbe essere attentamente monitorato per potenziali guasti.
  6. La gestione delle uscite fa parte della base di controllo della gestione della proprietà. Le spese per la proprietà dovrebbero essere gestite in base al budget di costruzione e ai requisiti di ogni singolo documento di locazione. Molti contratti di locazione avranno diversi fattori di controllo e rendicontazione quando si tratta di recupero delle uscite. Proprio per questo motivo, tutti i documenti di locazione dovrebbero essere esaminati attentamente come parte della procedura di acquisizione della proprietà.
  7. La storia della proprietà sarà sempre rilevante. Ottieni copie di rapporti precedenti, attività finanziaria e documentazione di locazione, ove possibile. Queste informazioni ti aiuteranno quando si tratta di stabilire lo stato del mix di locazione esistente e come la proprietà può andare avanti come investimento.
  8. I budget per entrate e uscite possono essere correnti o quest’anno. Tali budget dovrebbero essere trasferiti ai nuovi proprietari e gestori di proprietà. In questo modo saprai come sono stati stabiliti i recuperi delle uscite esistenti e su quali basi.
  9. I rapporti sui posti vacanti e le strategie varieranno nel corso dell’anno. È importante sottolineare che tutte le aree libere vengono commercializzate con successo per ridurre i tempi di inattività. Qualsiasi locazione vacante in sospeso e imminente dovrebbe essere commercializzata in modo aggressivo per trovare i nuovi inquilini necessari.
  10. I profili di revisione dell’affitto e le strategie delle opzioni saranno esaminati nell’ambito dell’esame della documentazione del contratto di locazione. Cerca tutte le date critiche in relazione alle revisioni dell’affitto e ai tempi delle opzioni. Le date critiche dovrebbero essere inserite in una qualche forma di sistema di diario in modo da poter attivare l’evento in anticipo o in tempo.

I servizi di gestione professionale della proprietà commerciale si ottengono solo attraverso azioni sistemate e persone ben qualificate. Adottare le misure per stabilire i propri sistemi il prima possibile nel processo di gestione della proprietà. Questi elementi sopra possono essere modificati ed espansi in base al tipo di proprietà e alla posizione della proprietà.

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