Una migliore gestione del tempo include l’impostazione di tre priorità

Tutti cercano modi per migliorare la gestione del tempo. Che si tratti della gestione di un’organizzazione in cerca di miglioramento aziendale o di un individuo alla ricerca di modi per trascorrere meglio il proprio tempo, la gestione del tempo è importante per entrambi. È possibile ottenere una migliore gestione del tempo se sono stati fissati degli obiettivi e quindi a tutto il lavoro futuro viene assegnata la priorità in base a come muove l’individuo o l’organizzazione verso il raggiungimento degli obiettivi.

Esistono molti metodi di priorità di gestione del tempo. I più popolari sono il metodo A, B, C e la classifica dei numeri in base all’ordine in cui devono essere eseguiti i compiti. Entrambi i metodi incoraggiano a considerare le cose che avvicinano al raggiungimento di obiettivi importanti come la massima priorità da fissare. Le cose non legate agli obiettivi avrebbero una priorità inferiore. Ecco una descrizione delle tre priorità e di come si riferiscono alle pratiche generali di gestione del tempo.

  • Alto gli elementi prioritari (grado A o 1) sono quei compiti, progetti e appuntamenti che producono i maggiori risultati nel raggiungimento degli obiettivi individuali o organizzativi. Per gli individui, questo potrebbe essere correlato a obiettivi di avanzamento di carriera o crescita di piccole imprese e legami direttamente con le promesse fatte a clienti o colleghi, oppure potrebbe non essere correlato al lavoro, come più obiettivi e promesse per la famiglia o il tempo libero. Per le organizzazioni, ciò sarebbe probabilmente correlato a maggiori profitti, nuove attività, progetti chiave e altri elementi aziendali strategici. Gli elementi ad alta priorità dovrebbero essere il primo lavoro pianificato per ogni giorno e bloccato in un periodo che rientra nel periodo di picco delle prestazioni dell’individuo.
  • medio le voci prioritarie (grado B o 2) sono quelle attività, progetti e appuntamenti standard giornalieri, settimanali o mensili che fanno parte del lavoro che deve essere svolto per mantenere lo status quo. Per gli individui, ciò riguarderebbe lo svolgimento del loro lavoro standard e potrebbe significare andare alle attività familiari programmate o al di fuori del gruppo come previsto. Per le organizzazioni, si tratta di elementi aziendali quotidiani come riunioni di progetto, riduzione dei costi, nonché attività amministrative, di vendita e di produzione regolari. Il lavoro a priorità media è programmato dopo o tra le funzioni ad alta priorità, poiché questo lavoro non richiede livelli elevati di concentrazione, può essere svolto durante i periodi non di punta purché sia ​​completato nei tempi previsti.
  • Basso gli elementi prioritari (grado C o 3) sono quei compiti, progetti e potenziali appuntamenti che sono piacevoli da fare, possono essere rimandati a un’altra volta e non influiranno direttamente sugli obiettivi o sulle pratiche di lavoro standard. Per gli individui, questo potrebbe significare apprendere una nuova abilità o iniziare un nuovo hobby che può sembrare una buona idea ma non è direttamente correlato agli obiettivi personali più desiderabili. Per le organizzazioni, questo potrebbe essere l’eliminazione di vecchi file o la valutazione dei processi di lavoro esistenti che attualmente funzionano in modo sufficientemente fluido.

Non importa se metodi prioritari di gestione del tempo come A, B, C, numerazione o semplicemente segnando alto, medio, basso utilizzando un metodo di codifica o colorazione personalizzato. Importa solo che la pratica non abbia più di tre priorità utilizzate per avvicinarsi al raggiungimento di obiettivi importanti. Più di tre livelli di priorità possono impantanare il manager del tempo nel processo di definizione delle priorità piuttosto che nel fare un lavoro prezioso.

Che si tratti della gestione dell’organizzazione o di un individuo alla ricerca di modi per utilizzare meglio il proprio tempo, la gestione del tempo è importante per entrambi. Chiunque cerchi modi per migliorare la gestione del tempo, trarrà vantaggio dallo stabilire e seguire un metodo di impostazione delle priorità per completare il lavoro verso il raggiungimento degli obiettivi.

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